導入事例

コロナ禍を契機に全社で「Zoom Meetings」を導入

　ニッセイ情報テクノロジー株式会社（以下、ニッセイ情報テクノロジー）は、日本生命グループのIT戦略を推進する会社として設立された会社です。近年では、そのノウハウを活かし、日本生命グループのみならず、グループ外の自治体や医療機関、生損保会社などの保険に関連するITシステムのコンサルティングからシステム開発／運用、BPOまでを手掛け、現在ではグループ内外の収益がほぼ半々となっています。

2020年春の新型コロナウイルス感染症に伴う緊急事態宣言を受けて、同社では全社員のテレワーク対応を進め、その一環として社内外とのコミュニケーションツールとしてZoom Meetingsを導入しました。

Zoom Meetingsの導入にあたり、同社で働き方改革を社内ITの側面から推進するスマートワーク推進部ジェネラルマネージャーの工藤南氏は「Zoom Meetingsの使い方だけでなく、他社での活用事例やセキュリティ対策、テレビ会議システム等の社内の既存システムとの親和性等、多角的な観点でのノウハウを有し、またアドバイスをいただけるパートナーを選びたいと考えていました」と語ります。 実際の導入を担当したスマートワーク推進部ITマネジメント室スペシャリスト倉上友輔氏は「いくつかZoom Meetingsを取り扱っている会社を見ましたが、その中で圧倒的にZoomに関する情報量が多いのが日商エレクトロニクスでした。 FAQページが整理されており、ユーザーからの質問があっても、FAQページを示すことができることから社内のサポートもし易いと判断し、日商エレクトロニクスからの導入を決めました」と述べます。

ニッセイ情報テクノロジー スマートワーク推進部ジェネラルマネージャー 兼　IT マネジメント室室長 工藤 南 様

出社が増えてきたことから、 会議室でも使いやすい 「 Zoom Rooms 」と　 「Neat」を導入

一時は8割の社員がテレワークを行っていたそうですが、新型コロナウイルスの感染が落ち着いた頃から出社する社員も増え、Zoom Meetingsでは不都合も出てきました。

ニッセイ情報テクノロジー スマートワーク推進部IT マネジメント室 スペシャリスト 倉上 友輔 様

「出社する社員が増えてくると、隣同士の席で会議に参加することも増えてきて、ハウリングや相手の会議中の声が気になるなどの不都合が出てきました。そこで日商エレクトロニクスに相談したところ、紹介されたのがZoomのテレビ会議システムであるZoom Roomsと専用ハードウェアであるNeatでした」（倉上氏） 実際に日商エレクトロニクスのオフィスでデモを体験したところ「Neatの一人ひとりを分割してズームインするシンメトリー機能が非常に良いと感じました。従来からある会議室用カメラとは異なり、リモート参加者からも話者の表情がしっかり見えるので、導入後、経営層からも高い評価を得ています」（倉上氏） NeatはZoom Roomsとともに各拠点の全社会議を行う会議室に設置されました。実際に会議を行ってみて、使い勝手の良さを感じた部門では、部門独自でNeatを導入しているといいます。

 

新しいワークスタイルにあわせた新オフィスで全面的にZoomソリューションを導入

現在、同社ではコンサルティング事業に力を入れており、コンサルティングとITの融合を進め、営業部門との連携も強化しています。 同社でコンサルティング事業の推進を担当するコンサルティング事業本部ジェネラルマネージャーの露木愛氏は「従来よりコンサルタントは客先に常駐しており、オフィスへの出社は少なかったのですが、営業担当者にもコロナ禍を経てテレワークが定着し、オフィス全体の常時出社者は減りました。 そこで、当初より予定されていたオフィス移転のタイミングに合わせて、営業担当者やコンサルタントが、コミュニケーションや情報収集等を目的に、各自の目的や都合に合わせて帰社し、目的に合ったスペースを選んで利用できるよう、都心部のサテライトオフィス拠点に変えることになりました。」といいます。

ニッセイ情報テクノロジー コンサルティング事業本部 ジェネラルマネージャー 露木 愛 様

2023年春に都内・溜池山王に移転したオフィスは、まさにコミュニケーションツールとして全面的にZoomソリューションを導入した先進的なオフィスとなっています。

「全ての会議室にNeat Bar／Neat Bar Proを導入しました。大会議室に設置したNeat Bar Proは、2つのディスプレイに接続して利用しています。参加者と共有画面を見ながら会話することができるため、ディスカッションや資料のレビューを円滑に行えるようになり、コンサルタントや営業担当者からは生産性が上がったとの声をいただいています。」（露木氏）

リモート側も、広い会議室であっても参加者の表情がしっかりと見えるようになりました。

■大会議室の「Neat Bar Pro」

また、オープンスペースには自由にディスカッションや研修に使えるようデジタルホワイトボードとしても活用できるNeat Boardを設置、１～２名が入れるブースには縦型で省スペースなNeat Frameを設置し、サテライトオフィスのコミュニケーションツールとしてZoomを自由に使うことができる環境を整えています。

さらに受付業務でもZoom Roomsが活用されています。溜池山王のオフィスはビルの2フロアを使っていますが、受付にタッチパネルで操作できるNeat Frameを設置。来客があった際には、自席に座っている総務の担当者が受付用として利用しているタブレットで応対が可能となっています。露木氏は「カメラ付きのインターホンのように訪問者を確認できるので、その後の案内がしやすくなり、担当者も対応のストレスが減ったと好評です。」と語ります。

■オープンスペースの「Neat Board」             　　　　　　　　  　　　　■受付端末の「Neat Frame」

外線電話の課題を「Zoom Phone」で解決

オフィス移転にあたり問題になったのが固定電話でした。「社内電話交換機（PBX）が更新時期を迎えており、入れ替えると数千万円かかります。ところが、このオフィスでは外線電話は日に数本しかかかってこないため、費用対効果が悪いことはわかっていました。」（倉上氏）

同社で営業組織の統括を担当する企画営業統括本部業務推進室上席スペシャリストの横田久美子氏は「パンフレット等に代表電話を掲載している以上、新しいオフィスでも代表電話は必要です。その一方で、営業、コンサルタントとも社用スマートフォンを持っていることから、社内外とのコミュニケーションはスマートフォンの個人番号で完結するケースが多いです。そういう状況の中でテレワークを推進しているのにも関わらず、代表電話の応対のために当番制で出社するというのもナンセンスだと思いました。」と言います。

ニッセイ情報テクノロジー 企画営業統括本部 業務推進室 上席スペシャリスト 横田 久美子 様

そのような経緯から、移転にあたり交換機が不要で使い慣れているスマートフォン上のZoomのアプリで代表電話を受けることができる「Zoom Phone」の導入を決めました。 「Zoom Phone」の導入により、代表電話にかかってきた電話をスマートフォンで受けることができるようになり、電話番のための出社がなくなりました。また、部署のメンバーが外出などで出払っている場合に隣の部署の担当者が電話を出るというのが大変ストレスになっていましたが、それもZoom Phoneによって解消されました」（横田氏）

さらなるZoomの活用を進めるために

　今では、社内外のコミュニケーションに当たり前の用にZoomが使われるようになったと言います。「例えば社内でも10分程度のちょっとした打ち合わせで使われるようになり、今ではリアルタイムで常時70ミーティングほど、1日平均だと500ミーティングほど行われています。もはや業務に欠かせないインフラとなりつつあります」。（倉上氏）

その一方で、新たな課題も出てきたと言います。工藤氏は「出社が増える中で、会議室のレイアウト上、Neat Barのカメラに背を向けて座らざるを得ない人が出てきて、顔や声を拾いにくいという状況も出てきています。その対応として新製品としてリリースされるNeat Centerという360度カメラも検証していきたい。日商エレクトロニクスには、ぜひこのような最新のアップデート情報や活用法など、さまざまな情報提供を積極的に案内いただければありがたく思います」と語ってくださいました。

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本事例で紹介したNeat製品の詳細ページはこちら

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