Zoomだけじゃない！？ Teamsにも参加できる会議システム【Zoom Rooms】

今後のコンテンツやサービスの検討のため、ぜひ忌憚なきご意見をお寄せください

皆様、誰でも簡単に質の高いTV会議ができるような会議室、欲しくありませんか？ 
そんな夢のようなTV会議システム【Zoom Rooms】についてご紹介します。

長かった緊急事態宣言が解除され、出社と在宅ワークのハイブリッドな働き方に移り変わってきているのではないでしょうか？
チームで会議を行おうとすると、「3人は会社にいるけど2人は在宅なので、全員個別のPCからWeb会議に参加しましょう！」なんてシーン、ありませんか？ 

当社でもよくある光景でした。 
会社にいるメンバーが自席からWeb会議に参加すると近くにいるメンバーの声が入ってしまい、わざわざ物理的に距離を空けて参加していたり、3人とも1つの会議室に集まるとハウリングしてしまったり、悩みが尽きませんでした… 
こんな問題を持っていた当社ですが、Zoom Rooms を導入したことで、ワンランク上の働き方を実現することができました。  
もし次のようなお悩みをお持ちのご担当者様はぜひ本記事を最後までご覧ください。 
皆様の会議室の在り方を変えるご参考になれば幸いです。 

• 既存のTV会議システムが使い辛い… 
• ZoomだけではなくTeamsも使っているので、どちらにも対応できるTV会議システムが必要… 
• Web会議をする人が増え、会議室を使ってWeb会議をするので会議室がなかなか空かない… 
• TV会議システムを導入したいけど、コストが高いのは厳しい… 

皆様の会議室の在り方を変えるご参考になれば幸いです。

 

Zoom Roomsとは？

Zoom は知っているけど Zoom Rooms って何？ という方向けに、まずは Zoom Rooms についてのご紹介をします。 

RoomsとMeetingの違い

• Zoom Meetingライセンスは個人に紐づくZoomのライセンスです。 
• Zoom Roomsは会議室に紐づくライセンスであり、会議室にいる人であれば誰でもZoomが利用可能です。

 

	Zoom Meeting	Zoom Rooms
ライセンス所有者	個人 ※ライセンスの共有利用禁止	会議室・端末
用途・利用シーン	Web会議 個人のPC、タブレット、スマートフォンから場所を問わず参加可能	TV会議 会議室に集まって常設端末から会議に参加可能。一か所から複数人で参加する際にお勧め
端末からの参加人数	少人数(1～2人程度)	大人数(4人～)
必要機材	PC、タブレット、スマートフォン	ディスプレイ、PC、マイク、カメラ、スピーカー等

Zoom Roomsの特徴

説明書要らずの操作性 

高価なHardwareが不要 

Zoom Roomsは従来のTV会議システムとは違い、Zoom社自体がHardwareを販売していないため、お客様の好みに合ったHardwareを選定することができます。使用するTV会議システム専用のHardwareに縛られることがなく、安価にTV会議システムを構築することができます。 

画面共有をワイヤレスで実現可能 

アプリからワンタッチで画面共有ができるため、煩わしいケーブル問題はすべて解決されます。 

 Teamsにも参加可能

近年、ZoomもTeamsもどちらも使いたいという要望が非常に増えています。 
かく言う当社もZoomとTeamsをどちらも導入しており、片方だけしか使えないTV会議システムを設置するのは非常にハードルが高いと感じておりました。 
しかし、Zoom Roomsを使ったTV会議室なら、Zoomをカレンダーと連携させることで、Zoom Rooms用のTV会議システムからTeamsに直接参加することができるのです。 
※Office 365会議室カレンダーの統合が必要です。 

 

当社の直面していた課題

ここからは実際に直面してきた問題と、Zoom Roomsを使ってどのように解決できたのかを具体的なケースとともにご紹介いたします。 

既存のTV会議システムの複雑さ

Zoom Roomsを導入する以前はAvayaのTV会議システムを使用していたのですが、リモコンでの操作という難易度の高さと稼働までの時間の長さから、利用率が上がらないことが問題でした。 

大事な会議で使用するときは事前に管理者に念入りに確認してから会議を行うなど、管理者の負担も高く、どう改善するかが大きな悩みの種に… 

マイク・スピーカー・カメラ・がそれぞれモニターや電源に繋がり、ケーブルがとんでもないことになっていたことも問題でした。見た目も良くないですし、何よりケーブルが抜けていてマイクが繋がらないなど、実害も多くありました… 

会議室でのWeb会議も難しい

Avayaの利用率が上がらない中、Zoomの全社導入が行われたことで、社員は使いやすいZoomを使うようになりました。しかしそこでも様々な問題が発生… 

出社している人と在宅している人がいる中、出社メンバーが自席からPCで会議に参加しようとすると周りの声が入ってしまう、会議室に集まるとハウリングしてしまうという八方塞がり…代案として会議室に集まり、1台のPCにマイクスピーカーを外付けすることでハウリングを防ぐという運用になりました。しかしセッティングやマイクスピーカーを落ち歩かないといけないという手間により、長続きしませんでした。 

TV会議でTeamsを利用することができない

Zoomを導入したものの、社内にはTeamsを利用する社員も一定数存在しておりました。お客様の都合によりTeamsを利用することが必須という場合もあり、ZoomでもTeamsでも使用できるようなTV会議システムが必要になりました。 

 

3つの問題を解決！Zoom Roomsを使ったアプローチ方法

 

シンプルなシステムで解決

Zoom Roomsは非常に操作が簡単です。タッチパネル操作で画面をワンクリックするだけでZoom会議が開催できます。事前準備の必要がなくなり、利用率は導入前の6倍になりました。 
カレンダーと連携をすることで、会議室を予約しておけば、会議室に入ってすぐにミーティングを開始できるので、管理者に相談する必要もなくなり、お問い合わせ回数は50分の1に。 

煩わしかったケーブル問題も、オールインワン型のHardwareを選定することによって、電源コードの1本だけしかコードが必要なくなり迷うことがなくなりました。 
コードが一本だけなので、見た目も綺麗ですし、コードが抜けていて使えないなんてことは一切ありません。

常設で手間なくハウリング問題も解決

Zoom Roomsの特徴として、会議室に常設されており、電源を入れたまま運用する仕組みとなっていることが挙げられます。会議室に入ってからZoomを立ち上げるという動作が必要ないので、出社メンバーは会議室に行けば即座にZoomミーティング実施することができます。会議室に設置されているHardwareのマイクとカメラを使用しているのでハウリングの心配はありません。 

資料を共有したい場合には、アプリからワンタッチで画面に投影できます。
個別にZoomに参加する手間も削減できるのは大きな魅力です。 

 

カレンダー連携でTeamsにも参加可能に

こちらはZoom Roomsが選ばれる理由と重複しますが、大事な機能なのであえてもう一度説明いたします。 
今まではZoomとTeamsの両方で使えるという製品はいずれかの2パターンでした。 

・ZoomもTeamsもインストールできるが、切り替え時には再起動が必要。 
・PCでZoomやTeamsを立ち上げて、マイク/スピーカー/カメラの出力を外付けデバイスで行う。  

前者では使用するときに時間がかかるため事前準備が必須ですし、後者では外付けデバイスを常に持ち歩かなくてはなてはならないので、どちらも実運用では使い勝手が悪いです。  
Zoom Roomsでは直接Teamsに参加できるため、再起動もPCとの接続も必要ありません。どちらにも快適に使うことができるようになり、 当社の問題は解決されました。 

まとめ

いかがでしょうか。今回はZoom Roomsの特徴と具体的な問題の解決事例について、ご紹介しました。 
緊急事態宣言が解除されたとはいえ、これからどのように感染者数が推移していくかは想像ができません。 
そんな中、今後は在宅ワークと出社をバランスよく取り入れていく方向に舵を切る企業様も数多くいらっしゃるかと存じます。 

ハイブリッドな働き方を推進していく上で、ぜひ本記事がご参考になれば幸いです。 
Teamsとの具体的な利用方法についてはぜひお問い合わせからお送りください！

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