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導入事例:日商エレクトロニクス

2019/06/12

 

 

企業名:日商エレクトロニクス

東京都千代田区に本社を置く双日グループのICT中核企業。
2019年2月で創立50周年を迎えた。
サイバーセキュリティ、IoT、AIなど最先端ICTのほか、グローバル展開にも取り組んでおり、
“Your Best Partner”として、非常に幅広い分野の製品、ソリューションを提供している。

【CORPORATE DATA】
本社所在地:東京都千代田区二番町3-5 麹町三葉ビル 設立   :1969年2月24日 資本金  :143億3,687万5,000円 従業員数 :(連結)1,007名 (個別)822名 (2019年3月31日現在) URL   :https://www.nissho-ele.co.jp/index.html

TV会議システムの問い合わせがほぼゼロに

既存のTV会議システムでは運用の限界

IT専門商社として日本全国の顧客企業に対して、海外の最先端技術を利用したITソリューションを提供する日商エレクトロニクス株式会社(以下、日商エレクトロニクス)。近年では働き方改革に力を入れている企業としても知られ、「ワークライフバランス向上」を重要な経営課題として掲げながら、在宅勤務やモバイルワークなどの制度を積極的に導入しています。

コーポレート本部
経営企画部
担当部長(当時)
岡田 晃司 氏

「以前は在宅勤務を行うために事前申請が必要でしたが、今では当日連絡でも可能になるなど、柔軟な働き方を全社で積極的に推進しています。また自社だけでなく、お客さまの働き方改革を支援するために、VDI(仮想デスクトップ)やWeb会議システムといったIT製品の提供も行っています」

こう語るのは、日商エレクトロニクス社内におけるITシステムの企画から構築、運用までを一手に担うコーポレート本部 経営企画部 情報企画課で担当部長を務める岡田晃司氏。同社では、顧客に提供するIT製品を積極的に社内で導入・活用し、そこで得た知見やノウハウを顧客向けソリューションに反映させていますが、働き方改革には欠かせないWeb会議システムもその例外ではなく、社員が自宅や外出先からリモートで会議に参加できるしくみを整備しています。

しかし、かつて利用していたTV会議システムは、使い勝手の面でさまざまな課題を抱えていたといいます。同社 コーポレート本部 経営企画部 情報企画課 課長補佐 鈴木高志氏は、当時を次のように振り返ります。

「もともとは、遠隔地にある拠点の会議室同士を結んで会議を行うために導入したものなので、その枠を超えて『会社と自宅』『会社と外出先』などの間を結ぶ機能は、使い勝手の面でさまざまな課題がありました。PCからTV会議に接続できる機能は用意されていたのですが、PCにクライアントアプリケーションをインストールするだけでも一苦労でした。また、ユーザーライセンスの数にも制限があったため、実際にはほんの一部のユーザーしか利用していませんでした。」

その一方で、現場の社員からは「自宅や外出先から会議に参加したい」との要望が日に日に強くなっており、何らかの対策を打つ必要性に迫られていました。

ZoomでTV会議システムの課題をほとんど解決できた

また、TV会議システムの運用管理を担う鈴木氏ら情報システム部門のメンバーにとっても、旧来のシステムは多くの課題があったといいます。

コーポレート本部
経営企画部
情報企画課
課長補佐
鈴木 高志 氏

「相手とうまくつながらない、会議中に映像や音声が途切れてしまうなど頻繁にトラブルが発生し、そのたびに電話で呼び出されてトラブル対応にあたっていました。大事な会議の前には、システムがきちんと動作するかどうか事前にリハーサルを行い、会議当日も情報システム部門のメンバーの立ち合いを求められるなど、TV会議システムの運用に日々多くの手間と時間を割かれていました。」(鈴木氏)

インドネシアやベトナムといったアジア新興国の拠点やビジネスパートナーとTV会議を行う機会も頻繁にありましたが、これらの国々はインターネット回線の帯域幅が狭く、さらに頻繁にトラブルに見舞われました。また顧客との接続は、先方のセキュリティーポリシーを含め障壁が多く、諦めていたのが実態でした。社内の国内拠点同士のTV会議で、さまざまな理由から接続がうまくできず、会議がスムーズに進行できないケースが多くありました。

こうした課題を解決するために、TV会議システムのリプレースを以前から検討していましたが、「現在抱えている課題を完全に解決できる」と確信するに足る製品になかなか出会えずにいました。そんなとき、社内の別の部署から紹介されたのが、米Zoom Video Communicationsが開発・提供するWeb会議システム「Zoom」でした。

「米国シリコンバレーの関連会社に駐在している社員が、米国でZoomが急速にシェアを伸ばしていることをいち早く知り、弊社の一部の部署に紹介していました。その部署では、日ごろのコミュニケーションや米国とのやりとりなどにZoomを試験的に利用しており、その使い勝手の良さを高く評価していました。そこで、課題だらけのTV会議システムに替わってZoomを全社導入してはどうかと、情報システム部門に提案してくれたのです。」(岡田氏)

早速Zoomを試験的に導入し、その機能や使い勝手を評価したところ、「それまで抱えていたTV会議システムの課題をほとんど解決できるのでは」との手応えが得られました。

「インドネシアやベトナムとも安定してつながり、画像や音声の品質も極めて安定していました。TV会議システムのベンダーからは、『一般的にWeb会議システムはTV会議システムと比べ映像や音声の品質が劣る』と聞かされていました。弊社のネットワークインフラがもともと、高品位な動画データを大量に流せるほどのキャパシティーがありませんでしたから、普段から映像品質を落として利用していました。一方、Zoomでは独自の技術を採用しているため、映像品質を落とさずに会議に臨むことができました。従って画像の品質が落ちるどころか、向上しました。」(鈴木氏)

こうしてZoomの本格導入を決めた同社は、約1000人いる従業員全員分の利用ライセンスと、会議室に設置する専用端末「Zoom Rooms」20ライセンスを導入しました。ユーザーのPCに専用ソフトウエアを導入する必要がありましたが、これはZoom利用の際に自動的にダウンロード・インストールされるため、ユーザーにはほとんど手間を掛けることはありませんでした。また会議室にZoom Roomを設置する作業も、1台当たり約1時間の作業で簡単に行うことができました。

年間500件あった問い合わせが月1件にまで激減

2018年5月より全社的にZoomの本格運用を始めましたが、その導入効果は早々に表れたといいます。

「最も驚いたのが、新しいツールを導入したにもかかわらず、ユーザーからの問い合わせがほとんどなかったことです。事前に社内説明会を何度か開催したのみで、その後は特にフォローは行わなかったのですが、Zoomのユーザーインターフェースは極めて直観的に操作できるため、ユーザーが自分ですぐ使い方を覚えてくれたようです。また、新たなしくみを導入すると、必ず『なぜこんなものを入れたんだ!』と文句を言う人がいるのですが、Zoomに限ってはそういう人が1人もいなかったのも驚きでした。」(岡田氏)

トラブル対応の要請も、Zoomを導入後は激減しました。旧TV会議システムでは、1日当たり平均2件ほどの問い合わせがあったのが、Zoomを導入してからは月1件程度にまで減ったといいます。「つながらない」「切れる」「音が聞こえない」「PCの画面共有ができない」といったトラブルもほとんど起きなくなったため、事前のリハーサルや立ち合いといったタスクも一切なくなりました。

TV会議の開催数が月200件から900件に!働き方改革が一層加速

鈴木氏によれば、社外の顧客を交えたWeb会議も、極めてスムーズに開催・進行できるようになったといいます。

「旧TV会議システムでは、社外のTV会議システムと接続する際に、ファイアウォールをうまく越えられずにつながらないことも多々あったのですが、Zoomはインターネットを通じて互いの会議室や端末の間を結ぶためネットワーク周りのトラブルが少なく、社外の顧客先ともスムーズにつながるようになりました。これが功を奏したのか、かつては月200件ほどだったTV会議の開催件数が、Zoom導入後は800~900件と一気に4倍以上にまで跳ね上がりました。」

また、全従業員にZoomの利用ライセンスとクライアントプログラムを配布した結果、今や自宅や外出先からPC端末を通じて会議に参加するのがすっかり当たり前のワークスタイルになりました。これにより、在宅勤務やリモートワークの業務効率が向上し、働き方改革やワークライフバランス向上の取り組みがより一層加速することになったといいます。

同社では今後、ZoomによるWeb会議の品質や使い勝手をより高めるべく、カメラマイクデバイスなど最新のデバイスを従業員に用意し、さらに利用率を高める取り組みも進めていきたいとしています。また会議用途だけでなく、日ごろの社員同士のコミュニケーションを活発化するためのツールとしても、Zoomを有効活用していきたいと岡田氏は抱負を述べます。

「一部の部署では、遠隔地にある別の部署との間をZoomで常時接続し、気が向いたときに気軽に話しかけられるような環境を実現しています。今後はこのような用途も広げ、地理的な制約にとらわれない新たなコミュニケーションの形を模索していければと考えています。」

さらに同社では、Zoomの社内導入・運用の過程で得たさまざまなノウハウを生かして、社外の顧客向けにもZoomを使ったWeb会議ソリューションを提供しています。特に、既存のTV会議システムの運用に苦労している企業の情報システム部門にとっては、Zoomは極めて有効なソリューションになり得ると鈴木氏は話します。

「私自身、Zoomを導入したことで、TV会議システムの運用にまつわるさまざまな負荷やストレスから一気に解放されました。これだけユーザーフレンドリーで、管理部門の手を煩わせないWeb会議システムはなかなかないと思いますので、TV会議システムの運用に苦慮している企業にはぜひお勧めしたいと思います。」

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この記事を書いた人

Zoom コンテンツマーケティング担当

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