当社がAsanaを全社導入できた理由

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当社では、Asanaを全社の仕事の管理ツールとして活用しており、仕事の効率向上やコミュニケーションの活性化など様々な面で良い効果が出ています。 他の会社の方に当社の事例をお話すると、全社で仕事の管理ツールを活用したいけど、進め方がわからない、なかなか定着しない など、お困りの声を聞くケースが多くあります。

本記事では、そんな方を対象に当社がAsanaを全社規模で活用できるまでの苦労した点や工夫した点、そして導入推進の方法などを解説していきたいと思います。

こんな方にお勧めです。

• 全社導入するプロジェクト/タスク管理ツールの選定にお悩みの方
• プロジェクト/タスク管理ツールを導入したものの、全社展開にお困りの方

なぜAsana？

導入のきっかけ

Asana導入のきっかけとなったのは、コロナ禍による働き方の変化と業務量の増加です。

在宅ワークの増加により、当部がメインで取り扱っていたZoomの需要が爆発的に上昇したことにより、業務量が上がり続ける中、当社でも在宅ワークが推進されたことで、各メンバーの業務負荷や案件の進捗の確認は困難を極めていました。

これら課題を早急に解決すべく、新たにタスク管理ツールの試験運用をすることを決め、選定の結果Asanaの試験導入が決まりました。

Asanaを選定した理由は課題を解決できたことだけではなく、ユーザーが使いこなせるようになるのが早かった点も大きな要因でした。

Asanaが必要な理由

当社では、在宅とオフィス勤務のハイブリッドワークとフレックス勤務を採用しているため、Asanaで各メンバーの業務進捗を確認することは必要不可欠です。

業務効率化の観点でもAsanaは欠かせません。Asanaを導入する前まではコミュニケーションのほとんどがメール及びチャットツールでした。転送されたメールが見つからなかったり、スレッドが乱立して依頼元が特定できなくなったり、非常に非効率でしたが、Asanaではタスク（仕事）に紐づけて会話ができるので、業務進行に必要なコミュニケーションを即座にとることが可能です。

コミュニケーションツールの使い分けの方法

当社では複数あるコミュニケーションツールを明確に使い分けて使用しています。

• 社外（お客様）とのコミュニケーションはメール。
• 社内での通知事項やスピード重視のコミュニケーションはチャットツール。
• 社内で仕事が発生する もしくは 仕事に関連するコミュニケーションはAsana。

※一部メーカーやパートナーとのコミュニケーションはAsanaを使用しております。

例：お客様から電話があったことを社員に伝えるとき。

1. 　○○様から電話がありました。伝言は△△です。→　チャットツール
2. 　○○様から電話があり、折り返して欲しいそうです。→　Asana

この例では、伝言だけで仕事が発生していない①では素早くコミュニケーションが取れるチャットツールで連絡しますが、②のように「折り返す」という仕事が発生している②ではAsanaが適しています。

このようにルールを明確にすることで、コミュニケーションの手段に迷うことなく、ツールを使い分けることができます。

どのように全社導入を実現したのか

Asanaの全社導入は一気に進んだわけではなく、なかなかスムーズに進まない時期もありました。

どのように展開を進め、どのような時間軸で浸透していったのかをご共有します。

展開方法

展開の方法は部やチーム毎の横展開がメインです。

当部でのAsanaの使い方や効果をまとめ、事例として他部署にアピールを行い、興味を持ったチームに対し、操作説明を行います。その後はトライアルへと進んでもらい、効果を実感いただくというのが大まかな流れです。

ポイントはただトライアルを実施してもらうのではなく、実業務をプロジェクトに落とし込む際にフォローを当部で行うことで、ツールを使い始めてもらうための後押しをすることです。

時間軸

当社のAsana拡大のスケジュールはこの通りです。

• チーム（15名）で利用開始：2020年4月末
• 他チームへの展開活動：2020年8月末
• 定着、利用拡大：2022年7月（現在はより使いこなしてもらうための取り組み中）

この通り、当社では定着、拡大をする際には時間をかけ、少しずつ着実に進めていきました。

ライセンスを配るだけでは意味がなく、Asanaを使うことが当然だと言えるレベルまで定着させることが必要のため、展開を急ぎ過ぎるのは厳禁です。

まずは繋がりがある部署から部署へ徐々に展開いただくというもの一つの手かと存じます。

Asanaの定着活動を通して感じたこと

Asanaの導入から2年間の展開と定着活動を通して、どのような気づきがあったかをお伝えします。

気を付けたこと

最も気を付けたのはツールの機能だけが先行して伝わらないようにすることです。

Asanaでできることだけが伝わると、別のプロジェクト管理ツールとの比較になったり、既存のやり方との違いを指摘されたりと、なかなか展開が進みません。

Asanaの機能をアピールするのではなく、Asanaで何が変わったのかを実際の利用事例とともにアピールすることが最も効果的です。利用事例をアピールすることで、「自分たちの部署でも似たような仕事があるので、効率化できるかも」と具体的なイメージを掴んでもらうことが重要です。

苦労したこと

展開をする上で一番苦労するのはAsanaを実業務で触ってもらうことでした。

Asanaのようなツールは導入の緊急度が高くないため、どこの部署でも実業務で検証いただくのに一定のハードルがありました。みな自部署の業務に追われていて、新しいツールを試す余裕がなく、検証の時間を取ることが難しいのです。

そのため、検証のハードルを下げるためにも他部署の利用事例を横展開し、すでに決められた使い方でAsanaに慣れてもらうという方法をとる必要がありました。

 上手くいったこと

上手くいったことは、【Asana Day】という社内イベントを通じて各部署でのAsanaの利用事例をアピールしたことです。

Asanaで成功体験を積んだ部署のユーザーに登壇してもらい、全社員に対しAsanaを使うことのメリットをリアルな体験談として語ってもらうことで、まだAsanaを使用していない社員にも実業務で使うことを想像してもらいやすくなると考え、実施しました。

結果目論見通り、【Asana Day】に参加した社員から多くのトライアル依頼がありました。

部署同士の繋がりが希薄になりがちな場合、イベントを実施して成功体験をシェアしあうというのはAsanaだけではなく、様々な場面で活用できるのでお勧めです。

上手くいかなかったこと

上手くいかなかった点としては、Asanaの機能面をアピールして横展開を試みて、うまく進まなかったことが挙げられます。

“気を付けたこと”で既述した通り、ツールの機能面を前面に押し出してアピールすることはデメリットが多く、この失敗にいち早く気づけたことで、早々に改善活動に取り組むことができました。

今後の展開

当社では多くの業務でAsanaが用いられ始めていますが、未だ社内でのメールやチャットツールを介した仕事の依頼が多く残っています。これらの業務も徐々にAsanaにシフトしていくことが当面の目標です。

終わりに

いかがでしたでしょうか。プロジェクト管理ツールの導入はAsanaに限らず、同様の障壁が必ずあります。

本記事が、皆様が障壁を乗り越え、社内にツールを浸透させるためのご参考になれば幸いです。

もしAsanaの導入を検討しているものの、社内の力だけで社内展開を進められるか不安という方がおられましたら、当社の導入支援サービスをご検討ください。

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