Asanaと連携すべきアプリ3選！活用法も伝授

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コロナ過を背景としたリモートワークの一般化に伴い、業務におけるチャットツールやビデオ会議ツールなどを活用した業務を活用が進んでいます。一方で、相手や状況などに応じて様々なツールを切り替えなければならないことから、いわゆる「テレワーク疲れ」のような状況も生じています。

テレワークにおける業務効率化を実現するためには、Asanaを中心として各種ツールを連携させることが有効です。この記事ではAsanaと連携すべき3つのアプリについて、その連携方法や活用法を紹介します。

Asanaとアプリを連携するメリット

Asanaとアプリを連携するメリットはどのようなところにあるのでしょうか。ポイントは、一元的なタスク管理による業務効率の向上にあります。

上述したとおり、現代のビジネスにおいては取引先やプロジェクトなどの都合に応じて複数のコミュニケーションアプリを利用しながら仕事をする必要があります。そのような状況では、打ち合わせによって発生したタスクの管理やミーティング内容の確認、タスクの期限などの情報が様々なアプリに点在することになります。これでは、優先度の高いタスクや期限の近いタスクがどれであるか、容易に判断することはできません。

一方で、手動でタスク管理アプリにタスクを登録していくことも面倒です。タスクを登録するためには都度タスク管理アプリを開く必要がありますし、また入力忘れも起こります。さらに、普段から利用しているアプリとは別のツールでタスク管理を行うと、タスクの期限切れに気づかず締め切りを過ぎてしまうようなケースも起こりえます。

このような状況を解消するためには、Asanaと各コミュニケーションアプリを連携させ、様々なアプリで発生したタスクや実施した会議内容をAsanaに取り込み、Asanaに情報を集約するとよいでしょう。Asanaに自動的に情報が連携されるようにしておけば、Asanaだけをチェックすればすべてのタスク状況がわかるため、タスクの抜け漏れ防止につながります。

また、タスク内にそのタスクの発生元となったWebミーティングへリンクを張ることもできますので、後からタスクの詳細を確認する際にも便利です。さらに、Asanaとアプリを連携させることで普段から利用しているコミュニケーションアプリでタスク期限や進捗状況の通知を受け取れるように設定することもできます。これにより、タスク確認のためにチェックすべきアプリを最小限にすることができます。

Asanaとアプリを連携させることで、このような様々な効率化が可能となります。

Asanaと連携すべきアプリ3選

それでは、Asanaと連携すべきアプリにはどのようなものがあるのでしょうか。以下で解説します。

Googleと連携

まず挙げられるのが、Googleとの連携です。GoogleとAsanaを連携させることで、Google DriveやGoogleカレンダー、Gmailなど様々なGoogleのアプリケーションとAsanaを組み合わせて利用することができます。

例えば、Google DriveとAsanaを連携させることで、Google Driveに保管されているファイルをAsana上で簡単に添付することができます。Google Drive上でファイルを補完している場合、便利な機能といえます。

また、GoogleカレンダーとAsanaを連携させることで、AsanaのタスクをGoogleカレンダー上に表示することができます。Googleカレンダーの予定をクリックすることで、Asanaのタスクへ遷移することも可能です。メインのカレンダーとしてGoogleカレンダーを利用している場合、タスクの見落としを防ぐことができるでしょう。

さらに、GmailとAsanaを連携させることで、Gmailの受信トレイから直接Asanaのタスクを作成することができます。さらに便利なことに、Gmailから作成するタスクは、過去の経緯がわかるようにメールのやりとりといったコンテキストも自動的に含まれるようになっています。

その他、GoogleスプレッドシートやGoogleフォームなどのOfficeアプリとも連携が可能です。Asanaのprojectデータをスプレッドシートに出力することで、グラフ等を含んだ視覚的な資料を作成することができたり、Googleフォームに投稿されたデータを自動でタスク化したりすることができます。

チャットツールTeams/Slackと連携

次に紹介するのが、Microsoft TeamsやSlackなどのチャットツールとの連携です。

TeamsとAsanaを連携することで、Teams上での会話をAsanaのタスクに変換させることができます。テレワーク環境における仕事はチャットでの会話から始まることも多いため、便利な機能といえるでしょう。

また、Teamsから直接Asanaのタスクを確認することもできます。Teamsを日常的に利用されている方にとっては、情報をTeamsに集約させたほうが便利です。

さらに、Asanaのルール機能を用いると、タスクの進捗状況を設定したルールに沿ってTeamsに投稿するような使い方も可能です。これにより、タスクの消化状況をTeams内のメンバーに手軽に共有することができます。反対に、Teamsへの投稿がない場合はタスクの進捗状況を確認したほうがよい、といったことも判断できます。

AsanaとTeamsを連携させるためには、「Asana for Teams」というアドオンをTeamsにインストールします。これにより、Teams内でAsanaの様々な機能を利用することができます。

AsanaとTeamsの詳細な連携方法については、こちらの記事もご覧ください。

「情報分散を防ぐ！AsanaとTeams/Outlookを連携する方法」

同様に、SlackとAsanaを連携させることも可能です。Slack と Asana を連携することで、以下のようなことができます。

• Slackから新規タスクを作成し、自分やチームメイトに割り当てる
• タスク、マイルストーン、プロジェクト、ポートフォリオといったAsanaのデータをSlackから閲覧する
• Slackからタスクにコメントしたり、タスクを完了したりする
• タスク作成、完了、コメントに関する更新をSlackで受け取る

Slackをメインに利用している場合、Slackから簡単にAsanaを操作したり、Asanaのタスクに関する通知をSlackで受け取ったりできるのは便利といえます。

AsanaとSlackの詳細な連携方法については、こちらの記事もご覧ください。

「AsanaとSlackの連携方法。便利機能で仕事をレベルアップさせよう！」

Zoomと連携

最後に紹介するのが、Zoomとの連携です。ZoomとAsanaを連携することで、会議前のアジェンダ共有や会議中のアクションアイテムの記録、会議後の情報検索など様々な作業を効率化することができます。

会議を開始する際には、Asanaのタスクから直接Zoomミーティングを作成できます。タスクには会議に参加するメンバーが事前に目を通しておくべき資料やファイルなどを添付することができます。複数のタスクをZoomミーティングにリンクさせることも可能ですので、議題が複数ある場合も対応できます。

会議中にはZoom内にAsanaのタスクが表示されますので、議論すべき内容を明確化できます。さらに、Zoom内から直接Asanaのタスクを作成することができるため、会議で発生したタスクをその場ですぐにメンバーに割り当てられます。

会議終了後にはZoomの録画と文字起こしが自動でAsanaのタスクに添付されます。文字起こしされた内容はAsanaから検索することも可能です。これにより、議事録の作成の簡略化や、会議に参加できなかったメンバーが後から会議内容を把握することもできます。

AsanaとZoomの連携により実現できることについては、こちらの記事で詳細に解説していますので、よろしければご覧ください。

「AsanaとZoomの連携 ～Asanaを利用した、Zoom会議を効果的にする方法～」

まとめ

この記事では、Asanaと連携すべき3つのアプリとして、Google、Teams/Slack、Zoomの各アプリとAsanaの連携方法や活用法について紹介いたしました。各アプリとAsanaを連携させることで、Asanaへ情報を集約して業務を効率化することができます。

一方で、様々な機能が存在するAsanaを十分に使いこなすためには、ノウハウや知見が必要となります。当社では、Asanaの活用や社内展開でお困りの方向けにAsanaの活用を支援するサービスを提供しています。Asanaの活用方法でお悩みの際には、ぜひ相談ください。

「日商エレクトロニクスのサービス」

https://collab.nissho-ele.co.jp/asana/service/

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