Asanaは使いにくい？使ってみたら案件管理の時間が50%削減した方法

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タスク・プロジェクト管理ツールの「Asana」ですが、機能が充実しているが故に「使いにくのでは？」と感じている方もいらっしゃるかと思います。しかし今回、日ごろから課題を抱えていた営業管理に関してAsanaを使ってみたところ劇的に作業時間を改善できたので、どのようにAsanaを活用したのかを皆様にもご紹介します！

また、実際にAsanaを使ってみて良かった点や、大変だった点も感想としてご紹介しますのでAsana利用を検討中の方へ参考となれば幸いです

当初にExcelで抱えた課題

私が所属する部署では会社標準の案件管理ツールが要件に合わないことから、Excelで案件管理を行っていました。Excelでの案件管理は始めやすかった一方で、下記のような課題が発生して管理業務に追われることになり、提案や　フォローなどの重要な仕事になかなか時間が使えない日々が続いていました。各メンバーのExcel更新対応も負荷が　高く、情報が更新されないことも多くありました。

• 案件発生から担当者をアサインして対応を行うまでに時間が掛かる（1-2日）
• リストに必要項目を記入するのが大変
• 毎週の上司への報告の準備が大変
• 各担当や案件の対応状況が良く分からない

当時の案件管理Excel表の一部

そこで上記の課題を解決するために、全社のワークマネージメントツールとして展開されていたAsanaを案件管理に活用してみました。すると、悩んでいた大部分の課題が解決出来て、ユーザー側の利便性も向上したことにより、営業チーム全体の生産性を高めることが出来ました。Asanaでの解決方法をいくつかご紹介致します。

それぞれの課題に対してAsanaで取り組んだ内容

案件発生から担当者をアサインして対応を行うまでに時間が掛かる課題

これまで案件が発生してから顧客対応を開始するまでに、下記のような流れで対応をしていました。各項目で確認、判断などのアクションが必要となり、時間が奪われるだけではなく、依頼から対応開始までに1-2日ほど時間が掛かっていました。

これまで私が実施していたこと：

1.  都度メールを確認して案件の依頼がないか確認（2時間おきくらい）
   ＜顧客からの依頼が発生＞
2. 会社の種別や規模に応じて営業担当者を割り振り
3. エクセルに必要情報を記入して、メールで担当者に仕事のお願いをする
4. 担当者がメールを確認して、対応を開始する。
5. 各案件の対応可否やアップデートされた情報を確認してフォローを実施する

Asanaを導入してからは下記の内容で各項目のほとんどを自動化することが出来ました。結果として、案件管理に使う時間も大幅に減って重要な仕事に時間を使えています。また案件の依頼から対応までの時間が1-2日から半日程度まで短縮することが出来ました。

案件の依頼は自動でAsanaのタスクに登録、チャット（Slack）でも通知される。

Webフォームからの案件依頼は自動でAsanaのタスクに登録がされます。チャットの特定のチャンネルにメッセージも自動で送付することも出来ます。この仕組みはMicrosoftのPower Automateで作成しています。ご興味がある方はお気軽にご連絡をお願いします。

案件が自動で登録（テスト商事の項目）

リストをクリックすると、Webフォームの記入内容を確認することが出来る。

チャット（Slack）の特定のチャンネルに案件の発生を通知

案件の情報によって営業担当者を自動で選定

特定の情報をトリガーにしてAsana上の担当者の割り当てを自動で行うことが出来ます。当社営業チームの場合には会社の規模に応じて担当営業を自動的に割り振る仕組みにしています。

担当者への案件割り当ての例：

1000名以上の会社 → A、B、Cさんをローテーション
999名以下の会社 → D、Eさんをローテーション

Asanaのルール機能によって自動で必要情報の記入が可能

Asanaではルール機能によってプロジェクトを自動化することが出来ます。様々な種類の定型化されたトリガーとアクションをもとに自動化のルールを作成します。下記のようなルールをプロジェクトに適用させれば、

案件が発生すると自動で 「発生月が記入」、「対応期日が発生日+2日で設定」、「案件のコラボレータ―（メールでいうCC）に竹内 が自動で登録」が実施されます。

 

「期日」と「発生月」が自動で記入される。

目でわかる担当者の対応状況

プロジェクトのリストビューで各担当者が期日通りに対応が出来ているのかが一目でわかります。担当者ごとにソートして表示させることも可能です。期日を過ぎている案件は、期日が赤字で表示されます。このような案件はAsanaを通して担当者にフォローを行います。

毎週の上司への報告の準備が大変

Excelで運用していた際には、上司への毎週の進捗の報告に多くの時間を費やしていました。特に 必要情報の収集、纏め、加工といった作業に多くの時間を費やしてきました。こちらもAsanaを利用することで、簡単にわかりやすいレポートを作成することが出来て、時間を大きく短縮することが出来ました。これから具体的に解説していきます。

全体の進捗報告にはダッシュボードの情報を活用

報告に必要な情報はダッシュボード各プロジェクトのダッシュボードに自動で纏まっています。予算の進捗状況や、各メンバーの対応案件数、クロージング数などの必要な情報を自動でグラフにしてくれます。プロジェクトの中にある様々なデータを必要な切り口でグラフにして、ダッシュボード上で自由に配置が可能です。

ダッシュボードのサンプル（売上/利益の進捗、担当ごとの案件数など）と。。。

様々な角度から簡単にチャートの作成が可能

上司への報告にはレポーティング機能でわかりやすく情報を纏める

進捗報告には、各プロジェクトにあるレポーティング機能がおススメです。報告フォーマットを簡単に作成して、分かりやすく報告が可能です。x週間で「クロージングできた案件」や「担当者が持っている案件」などの報告に必要な情報（グラフ）をドラッグアンドドロップで簡単に 本文に持ってくることが可能です。過去のレポートもすべて一か所に纏まっているので、過去の情報を参照したい場合や進捗を確認したい場合にとても楽です。

営業報告のレポートサンプル　右のハイライトからドラッグアンドドロップで情報を持ってこれます。

過去の報告も簡単に確認が可能

個別案件の状況や進捗確認はタスクを見るだけ

Asanaは一つのタスク（仕事）の中ですべての情報、コミュニケーションを纏めることが出

来るのが特長です。各タスクの中を確認することによって、担当者に確認することなく案件の状況や進捗を確認することが可能です。各タスクの中の見え方。必要情報が纏まっている。

タスクの中でコミュニケーションが出来る。クラウド、ローカル問わずに添付も簡単に実施が可能。

実際にAsanaを使ってみた感想

Asanaを使ってみて良かった点

Asanaの利用によって、確認のための打ち合わせや、報告のための資料作成といった仕事のための仕事の時間が大幅に削減されて、顧客対応や新規ビジネスの創出といった価値を生む仕事に時間を使えるようになりました。

Asanaのここが難しいと思った点

Asanaの活用を定着化させるのが難しいと感じました。というのも、当初は営業メンバーにAsanaをなかなか使ってもらえず苦戦していたのです。どのようにもっとAsanaを使ってもらえるのか考え、まずは案件の報連相を タスクの中で実施することをルール化することで定着していきました。

案件ごとのタスクの中に 対応履歴やファイル、社内でのやりとり などのすべての情報が集約されていくので、情報を探す手間 や 報連相が楽になることから 、現在では営業メンバーは進んでAsanaで案件管理を行っています。

終わりに

いかがでしたでしょうか？ 活用頂けそうな部分はありましたでしょうか？今回は案件管理に関するAsanaの便利な使い方の一部分のみ紹介致しましたが、もっと詳しく話が聞きたいようであればぜひこちらからお気軽に当社にご相談ください。

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