導入事例

デジタル技術の活用に取り組む三菱UFJニコスでは、最新のビデオ会議ソリューション「Zoom」を導入することによって、採用活動や、海外拠点とのミーティング、社員研修など、さまざまな場面において新たなコミュニケーションの形を確立しつつあります。

デジタル活用の一環としてビデオ会議システム「Zoom」を導入

三菱UFJニコス株式会社（以下、三菱UFJニコス）は、三菱UFJフィナンシャル・グループの中核会社で、国内最大級のクレジットカード会社です。近年、ICT（通信情報技術）などのデジタル化が進展し同社を取り巻く環境も目まぐるしく変化しています。同社はこの環境変化を前向きに捉え、デジタル技術の活用で新たなビジネスの創出や業務の効率化などに取り組んでいます。

そうした新たな取り組みの1つに、Web会議やビデオ会議の活用がありました。三菱UFJニコス デジタル企画部 デジタル企画グループで業務へのデジタル技術活用の企画などを担当する宮崎友和氏と同社 人事部 人材戦略グループで新卒採用を担当する根本拓磨氏は、その背景について次のように説明します。

「当社オフィスには、もともとTV会議可能な会議室がいくつかありましたが、予約が多くなかなか利用できないという課題を抱えていました。その一方で、デジタル活用による業務効率化の一環として、ノートPCやタブレット端末の導入も進めており、これをビデオ会議と組み合わせることでさらに活用範囲が広がるのではないかという期待がありました。」（宮崎氏）

「当社の新卒採用活動は全国で行っており、採用担当者は各地域に出張し会社説明会や面談を行っていました。出張の移動時間や事前準備（出張決裁、場所の予約、スケジュールの調整）にかかる時間を見直し、面談等のコミュニケーションの時間を増やせないかと考え、ビデオ会議の導入をデジタル企画部と検討していました。」（根本氏）

そんな折、三菱UFJニコスが米国シリコンバレーに派遣していた駐在員から、「米国で『Zoom』と呼ばれるビデオ会議システムが急速にシェアを伸ばしている。」との情報が寄せられました。また、日商エレクトロニクスからシリコンバレーに派遣され三菱UFJニコスの駐在員と接点があった真次幸治氏からもZoomの追加情報を得ると共に、シリコンバレーと東京をつなぐデモンストレーションを行いました。その場でZoomを体感した根本氏は次のように振り返ります。

「Web会議やビデオ会議システム導入で重要だったのは、面談と変わらない水準のコミュニケーションが取れることと利用者（学生や内定者）側の利便性でした。Zoomは、海外とつないでも映像と音声のタイムラグなどがなく十分なコミュニケーションが取れました。また、利用していた端末のバッテリー消費も少なく、ユーザ登録も不要な点に利用者側の利便性の高さを感じました。既に利用しているスマートフォンなどで利用できるため、新たな機器などの購入も不要で導入コストも抑えることができました。」 こうした点を高く評価した結果、同社はZoomの導入を決めました。

経営企画本部 デジタル企画部 デジタル企画グループ 上席調査役 宮崎 友和 様

人事部における内定者フォロー面談にZoomを採用

Zoomを最初に取り入れたのが、同社の人事部でした。特に、新卒採用活動における内定者フォローの業務において、Zoomの導入効果が高いと考えました。

「内定してから入社までの間、内定者と全国の拠点で面談を行います。内定者面談は採用面談と異なり、ヒアリングや情報共有が主な目的です。そのため、内定者の移動負荷を抑えつつ、顔を見て話すことができればと考えていました。」（根本氏）

内定者がスムーズにツールを利用できるように、採用担当者が利用までの手順を実際に体験してから、内定者へ案内をしました。内定者は自身のスマートフォンやタブレット端末、PCにZoomのアプリケーションをインストールし、内定者の端末と東京の本社にいる採用担当者のPCをZoomでつなぎ、ビデオ会議を通じて面談を行いました。

人事部 人材戦略グループ 根本 拓磨 様

Zoomでの面談について根本氏は、「スムーズに利用できるか不安もありましたが、無事面談が終わり安心しました。面談ではオフィスとは違いリラックスしている内定者が増え、円滑なコミュニケーションにもつながったのではないかと感じました。また、採用担当者もこれまで出張に使っていた時間を、採用活動、面談への準備や面談時間に充てることができ効率的な業務運営にもつながりました。」と言います。導入効果については、「内定者へZoomによる面談アンケートを実施しましたが約8割が好意的な反応でした。内定者からは移動時間の節約やスケジュール調整の自由度が高くなったなどの声が寄せられ、内定者と採用担当者の双方で導入の効果を得ることができたと思います。」と振り返ります。

社員研修や海外拠点とのミーティングにもZoomを活用

人事部への導入と並行して、社員研修においてもZoomの活用を進めています。

「研修は全国の拠点から社員が東京の本社に集まり行うことが多く、テーマ深耕型の研修でZoomを取り入れています。研修参加者へZoomのアプリケーションを導入したノートPCを貸し出し、研修後各拠点に戻った後でも社員同士が顔を見ながら課題を進めることができています。研修参加者からは、電話やメールでのやりとりに比べ密接なコミュニケーションが取れるようになったという声もありました。」（宮崎氏）

このほかにも、これまで電話会議で行っていた海外拠点とのミーティングや面談を、Zoomのビデオ会議で行う取り組みも進めています。電話会議とビデオ会議の違いについて、宮崎氏は「電話会議では互いの顔が見えないため、会話の発言のタイミングがなかなか計れず、ぎこちない会話になりがちです。その点Zoomでは相手の顔がはっきり見えるため、対面のコミュニケーションと同様に『あうんの呼吸』で自然に会話することができます。映像と音声のズレがない点も、スムーズな会話の実現に一役買っています。」と述べ、Zoomを導入した効果を高く評価します。

こうした導入効果を踏まえ、三菱UFJニコスでは現在、Zoomをさらに広範な業務で活用すべく検討を進めています。

今後の展開について宮崎氏は、次のように抱負を述べます。「まず、導入にあたり色々とサポートいただきありがとうございました。今後もZoomの活用で社内外の様々な場面でコミュニケーションの活性化を図り、新たなビジネスの創出や業務の効率化につなげていきたいと考えています。Zoomの認知度が高くなり、活用の幅が広がることを期待したいです。」

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