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テレカンとは?意味やメリット、導入する際のポイントなど徹底解説!

2019/10/16

働き方が多様化するなかで、リモートワークなど、遠隔地の相手とやりとりする機会が増えています。

メールやチャットですべて解決できればよいのですが、うまくいかないケースも少なくありません。そんな時は、直接集まらなくても話し合えるWeb会議などの、いわゆる「テレカン(テレカンファレンス)」がおすすめです。

今回は、テレカンの意味や導入が広まる背景、メリット、テレカンサービスを選ぶ際のポイントを徹底解説します。

テレカンとは?その意味と導入が広まる背景

テレカンとは、遠隔会議を指す「teleconference(テレカンファレンス)」の略語で、テレビや電話などを活用した遠隔地との会議のことをいいます。

現在のテレカンではインターネットを利用するケースがほとんどで、さまざまな企業がオンラインの会議ツールで遠隔地との意思疎通を図っています。

ただし、場合によっては「telephone conference(電話会議)」のみを指す場合もあるので注意が必要です。

テレカンの導入が広まる背景とは何か

テレカンの導入が広まる背景にあるのが、「少子高齢化」です。超高齢化社会であることに加えて少子化も進んでいることから、企業は労働力の確保に頭を悩ませています。

テレカン普及の背景

このような状況に対応するため、多くの企業がリモートワークやテレワークといった、場所を選ばないで仕事ができる働き方を取り入れています。介護や育児などにより従来通り毎日会社に通うという働き方が困難な場合に、自宅など自由な場所で働ける環境が構築されつつあります。

ただ、リモートワークやテレワークの職場で避けて通れないのが、会議などでのコミュニケーションを取りづらいという問題です。

そういったケースにおいて、なるべく対面の会議と近い形で円滑なコミュニケーションを図るための方法として、テレカンが普及しています。最近では、テレカンを行うツールの1つとしてZoomが活用され始めています。Zoomについては、こちらの資料で詳しくご紹介しています。

テレカンを導入するメリットとは?

テレカンの導入の背景には、リモートワークや海外の企業とのやりとりにおいて多くのメリットもあります。では、テレカンの具体的なメリットとは、どのようなものでしょうか?

テレカンのメリット

導入が簡単でコスト削減につながる

テレカンはインターネットに接続されたパソコンやスマートフォンなどがあれば利用可能で、専用の通信機器や設備を導入する必要はありません。また、移動することなくその場で遠隔会議を行えるため、出張費や会議室代などの費用も不要で、コスト削減につながります。

スピーディーな対応が可能

テレカンは、インターネットさえあれば接続可能で、利用する場所を選びません。そのため、すぐに連絡を取ることができ、スピーディーな対応が可能です。また、交通の混乱などで出社できないといった事態にも対応できます。

複数拠点との接続が可能

多くのテレカンサービスでは、複数接続が可能です。そのため、一度に多くの方とやりとりできます。サービスによってはセミナー形式のような大人数での会話もできるため、会議だけでなく研修などの用途にも使うことができます。

外国との接続も可能

テレカンは、外国との接続も容易です。そのため、海外の企業との取引や、出張・駐在中の社内メンバーとのやりとりにも利用されています。その際は、使用するテレカンサービスが英語や海外でのダウンロードに対応しているかどうかなどを事前に確認しましょう。

テレカンを導入する際に注意するべきことは?

ここまで、テレカンを導入するメリットをお伝えしましたが、テレカンを導入しさえすればよい会議が行えるというわけでありません。

より質の高い遠隔会議にするためにも、事前に理解しておくべき注意点がいくつかあります。ここからは、テレカンを導入する際に気をつけるべき点をご紹介します。

テレカンの注意点

インターネットの接続環境について

現在のテレカンサービスは、多くがインターネット回線を利用するため、接続環境の良し悪しがトラブルの頻度に直結します。より円滑にコミュニケーションを取るためにも、会社や作業拠点に使う個人宅などのインターネット回線を見直すだけでなく、テレカンを提供するサービスも回線の安定性が高いものを選びましょう。

セキュリティ面への配慮

テレカンサービスでは、設定した暗証番号を入力しなければ会議に参加できないものがほとんどです。しかし、暗証番号が漏洩した場合には、関係者以外に会議の内容を聞かれてしまう可能性があります。暗証番号の流出を防ぐとともに、ワンタイムパスワードや会議室のロック機能の導入などを検討しましょう。

事前準備の大切さ

遠隔会議以外にもいえることですが、円滑にコミュニケーションを取るためには、事前に資料を準備し、共有しておくとよいでしょう。特にテレカンの場合、インターネットを介して行われるため、クラウドサービスを利用した共有も簡単にできるはずです。

また、資料を見ながら話を進める際などに、画面共有の機能があると便利です。

ビデオ会議の活用

テレカンには、音声通話のみのサービスと、テレビ会議もできるサービスがあります。特に、外国語でのやりとりの場合には、テレビ会議でお互いの顔や表情を合わせてコミュニケーションをとることが会話の行き違いを防ぐというメリットもあります。

Zoomなら安心して導入できる

テレカンでの需要が高まるZoomは、最高水準のインフラとしてSSAE 16 SOC2に準拠しています。ミーティング参加にパスワードを掛けることもできるため、セキュリティ面への配慮も万全。さらに、画面共有機能や複数名の参加者と顔を見ながらのミーティングなども可能です。

テレカンの導入をご検討の場合には、ぜひ「Zoom かんたん1分価格シミュレーション」をご活用ください。

テレカンのサービスを選ぶ時のポイントは?

現在、テレカンには、インターネットを使うものだけでもさまざまなサービスがあります。ここからは、テレカンのサービスを選ぶ際のポイントについてご紹介します。

テレカン導入時のチェックポイント

料金プラン

テレカンのサービスは、月額の基本料金に加えて会議ごとに料金が発生するケースが一般的です。そのため、利用回数やオプションの有無によって大きく料金が変わります。テレカンの利用頻度や人数を考慮したうえで、柔軟に料金プランを決定できるサービスを選びましょう。

導入のしやすさやサポート体制

テレカンサービスでは、導入がしやすいかどうか、導入後のサポート体制が十分整っているかどうかも重要です。テレカンはインターネットを利用したサービスであることが多いため、予期しないトラブルが発生する可能性があります。その際に迅速に対応してもらえるサービスを選びましょう。

回線の安定性と音声・動画の品質

前述の通り、回線が安定していなければ円滑に会議を行なえません。テレカンのサービスを選択する際は、回線の安定性を必ずチェックしましょう。また、通話中の音声や動画のクオリティが高いものを選べば、さらに充実した会議になるはずです。

テレカン導入に迷ったらZoomがおすすめ

テレカンのサービス選びで困っている方には、「Zoom」がおすすめです。Zoomは、4つのライセンスでわかりやすい料金体系のため、導入する企業の規模や目的に合ったプラン選びができます。また、従来製品と比べ、費用が半分程度で済む場合もありますので、まずは「Zoom かんたん1分価格シミュレーション」でご確認ください。

さらに、FAQやリモートサポート機能などのサポート体制が整っているのもZoomの魅力です。安定した通信環境で、モバイル回線でも高品質な通信ができるZoomであれば、効率的なテレカンを実現できるでしょう。

 

働き方が変化するなかで、テレカンの導入が広まっています。新たにテレカンの導入を検討する場合には、注意点を踏まえたうえでサービスの選択をしましょう。

シンプルなUIかつ高品質でのWeb会議が可能なテレカンツール「Zoom」は、パソコン・スマートフォン・テレビで接続できます。料金プランもさまざまなニーズに応じて選べるため、検討してみてはいかがでしょうか? 

Zoomには他にも様々なメリットがありますので、詳しくはこちらの資料でご確認ください。

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この記事を書いた人

Zoom編集部

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