導入事例紹介

●コロナ禍に伴うリモートワーク移行でコミュニケーションに混乱が

日商エレクトロニクス株式会社は双日グループのICT中核企業として、特定のベンダーに依存せず世界中のあらゆる優れたICT製品を日本市場にいち早く展開しております。多くの企業に高い付加価値を提供してきたICT商社として、国内ICT業界において長らく大きな存在感を保ち続けています。

同社は東京都内に本社を置き、北海道から九州に亘り、全国に拠点を展開しています。それぞれの拠点には地域を担当する営業部門とともに、営業支援・業務効率化推進を担当するチームが存在します。

これらのチームを率いているのが、同社 エンタープライズ事業本部 地域事業統括室 業務企画課 課長の石井明子氏です。関西支社(大阪市)に勤める同氏は、関西支社の営業支援業務を管理するほか、他拠点で営業支援業務に当たる課員のマネジメントも担当しています。

これまではオフィスで同僚や課員、上長、営業担当者などと対面で業務を遂行してきましたが、2020年の新型コロナウイルス感染拡大を受けて、大幅に業務の在り方を見直さざるを得なくなりました。石井氏は当時を次のように振り返ります。

「2020年3月に関西支社のメンバー1人がコロナウイルスに感染、急遽翌日から全員が2週間出社停止という措置がとられることになりました。やむなくリモートワークで業務を継続したのですが、何しろ突然のことだったので何の準備もなく、かなり業務に混乱を来してしまいました」

オフィスでの大部分の業務は紙の書類に依存していたため、リモートワーク移行後はこれらをすべてPDF化し、メールに添付してやりとりすることになりました。これにより、リモートワークへの移行でただでさえ増えたメールに、さらにPDF化した書類のやりとりが加わり、大量のメールが日々飛び交うことになりました。

また、それまで対面で行っていたコミュニケーションも、チャットツールに移行し、これまでとは比べ物にならないほど大量のメッセージがチャットツール上でやりとりされるようになりました。その結果、皆メールとチャットの洪水に飲まれてしまい、「どの業務から先に手を付けたらいいのか？」「この業務のステータスはどうなっているのか？」「誰がこの業務を担当しているのか？」などさまざまな混乱が生じ、日々の業務を正確に管理するのが難しくなってきました。

●「Asana」を導入して受発注業務をタスクとして管理

こうした課題に悩まされていた頃、社内でとあるセミナーが開催されることになりました。同社ではWeb会議製品「Zoom」を取り扱っており、コロナ禍に伴う急激な需要増に伴いZoom担当部署に対して顧客から大量の問い合わせが寄せられ、石井氏の部署と同一の課題を抱えていました。そこでこの部署では、ワークマネジメントツール「Asana」を導入、日々の業務をタスク化し、誰が・いつまでに・何をするのかを可視化、また上長への報告業務もAsana上で行うことで、急激なタスク増を何とか乗り切り解決できたという社内セミナーでした。

このセミナーに参加した石井氏は「このAsanaの仕組みを導入すれば、現在自分たちが抱えている課題も解決できるかもしれない」と直感したといいます。

「Asanaのことはこのとき初めて知りましたが、日々の仕事を簡単にタスクとして切り出して管理できるとともに、タスクの中に関連する情報をすべて集約して担当者間で簡単に引き渡せる点に大きな可能性を感じました」

そこで早速、Asanaの30日間限定の無償試用版を利用して、関西支社の業務企画課と営業部門、部課長を対象にトライアル導入してみることにしました。業務企画課の数ある業務のうち、特に営業部門から受発注業務を請け負うワークフローはAsanaのタスク管理の仕組みと親和性が高いと考えられたため、まずはこの業務に適用することになりました。

「受発注業務のシステムにはワークフローの通知機能が備わっておらず、承認依頼や承認の完了をシステムが知らせてくれません。そのため承認作業をメールでいちいち依頼・確認しなくてはならず、場合によっては業務が滞ってしまうこともたびたびありました。しかしAsanaで一連の承認フローをタスク化すれば、承認作業が行われた時点で自動的に通知を飛ばせますし、期日の設定もできるので業務全体をスムーズに回せるようになりました。期日を設定する事で、期日が近づくとリマインドメールが自動配信され、対応漏れ防止策にもなり、重宝しています。」

こう話すのは、同社 エンタープライズ事業本部 地域事業統括室 業務企画課 平野順子氏。まず業務企画課に受発注業務を依頼する際には、営業担当者がAsana上でタスクを作成するようルール化しました。タスクが作成されるとその旨が業務企画課のメンバーに通知されるので、業務企画課では各タスクに担当者を割り振り、優先順位や期日もきちんと設定した上で、その後のやりとりの内容や進捗状況をすべてAsanaのタスク上で管理するようにしました。

このような仕組みを導入した結果、わずか1カ月間という短い試用期間の間でも業務効率改善の効果が目に見えて表れ、「もうAsanaなしでは業務に支障を来してしまう」という状態になったといいます。そこで試用期間を終えた直後正式にライセンスを購入し、2020年8月より本格的な利用を開始しました。

●作業依頼をAsanaの「フォーム」に一本化して業務効率化を実現

本格利用を始めるに当たっては、Asanaの利用方法を分かりやすくガイドする説明資料を業務企画課で作成して利用者に配布するとともに、ユーザーがより効率的に利用できるよう独自の運用ルールも定めました。例えば営業担当者がタスクを作成する際には、誰が作っても必要な項目がすべてきちんと揃ったタスクが作成できるよう「タスクテンプレート」をあらかじめ用意して、それを基にタスクを作成するようルール化しました。

また「名刺の発注」「運送手配」といった庶務系の作業依頼については、Asanaの「フォーム」と呼ばれる機能を使って依頼を受け付けることにしました。フォームとは、特定の依頼を受け付けるための専用の画面フォームを作成し、そこで申請を受け付けた内容を自動的にタスク化して管理できるというもの。作業依頼の窓口をこのフォームに一本化したことで、庶務系の業務効率が大幅にアップしたと平野氏は述べます。

「以前はメールで依頼を受け付けていましたが、依頼に必要な情報が不足していることも多く、追加のメールのやりとりがたびたび発生していました。しかしAsanaのフォームで『これらの項目をすべて入力しなければ依頼を送信できません』という仕様にしたことでこうした手戻りがなくなり、業務効率が大幅に向上しました」

またユーザーの利便性を高めるための簡単なカスタマイズ作業も、業務企画課のメンバーが自ら行っているといいます。例えば、営業担当者がタスクを作成した際に業務企画課のメンバーが必ず通知を受け取れるよう、「カスタムルール」と呼ばれる機能を使ってタスク作成時に自動的にメンバーがコラボレータとして追加されるようにしました。このカスタムルール機能を使ったカスタマイズについては、現在でも「日々の業務の中でどんな機能が役立ちそうか、皆で考えながら試行錯誤しているところ」（石井氏）だといいます。

またAsanaのアドイン機能を使って、OutlookやTeams、Slackといった他のコラボレーションツールをAsanaと連携させて、より利便性を向上させる取り組みも進めています。例えばOutlookで受け取ったメールからシームレスにAsanaのタスクを作成できるようにするなど、Asanaの通知をTeamsやSlackに飛ばすことでより使い勝手を高めるための工夫を凝らしています。

さらにはこうしたAsanaの導入メリットを自部門内に閉じた業務だけでなく、他部門をまたがった業務にも適用すべく、現在他の部署にもAsanaの積極利用を呼び掛けています。既に製品保守サービスの更新業務を担当する部署との間でAsanaのタスクを介したやりとりを導入しており、成果を上げているといいます。

「今後はさらに多くの部署とのやりとりにAsanaの仕組みを適用できるよう、積極的に働きかけていきたいと考えています。また人事評価のためのMBO（目標管理）にもAsanaを適用して、タスクベースで目標の達成度や進捗、レビューの内容などを管理しています。今後もより広範な業務にAsanaを適用することで、その導入メリットをさらに高めていきたいですね」（石井氏）

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