導入事例紹介

●キャリア採用者の急増に伴う業務負荷の高まりにどう対応するか？

日商エレクトロニクス株式会社は双日グループのICT中核企業として、特定のベンダーに依存せず世界中のあらゆる優れたICT製品を日本市場にいち早く紹介し、多くの企業に高い価値を提供してきたICT商社として、国内ICT業界において長らく大きな存在感を保ち続けています。

企業としての競争力を高め、継続的に顧客に高い価値を提供していくために、同社では人材の採用・育成に力を入れています。新卒採用で若い人材を採用して長期的な視野に立って育成しているほか、即戦力となる優れた人材をキャリア採用で外部から数多く受け入れています。特に近年ではキャリア採用に一際力を入れており、2020年度は通年で26人を採用しましたが、2021年度は上半期だけで30人を採用しています。

このようにキャリア採用での獲得人材数が急増するに伴い、同社人事部門のキャリア採用業務に掛かる負荷も急激に高まってきました。同社 人事総務部 企画課で主にキャリア採用を担当する宮田茉莉子氏は、次のように事情を説明します。

「キャリア採用では入社が決まった方に対して、入社前後に諸々の事務手続きをお願いする必要があります。これらの作業進捗を以前はエクセルと記憶に頼って管理していました。従来はキャリア採用の人数が比較的少なかったのでこれでも何とか対応できていましたが、人数が増えるに従い限界が生じ、業務の抜け・漏れや見落としが目立つようになってきました。」

また同社のコーポレート部門では、数年前から業務のペーパーレス化に取り組んできましたが、残念ながら思うように成果が上がっていませんでした。その結果、コロナ禍になっても担当者は紙の書類を扱う業務のためにわざわざ出社しなくてはならず、リモートワークへの移行もなかなか進みませんでした。

さらにキャリア採用業務では、パートタイマーのアシスタントに業務を依頼するケースもあります。しかし、各アシスタントの業務内容や量を可視化する手段がなかったため、新たな業務を依頼しづらい状況が続いていたといいます。

●「Asana」をキャリア採用業務に適用

こうした課題を解決するために白羽の矢を立てたのが、ワークマネジメントツール「Asana」でした。Asanaは業務を「タスク」という単位に切り出して、ツール上で効率的に管理できるため、業務の抜け・漏れの防止や可視化、ペーパーレス化などの課題を解決するには最適なツールだと考えられました。実は人事総務部門では2020年から既にAsanaを導入していましたが、その利用がなかなか広がらず限定的な用途に留まっていました。そこで宮田氏ら企画課のキャリア採用担当者が中心となり、改めてAsanaの活用を促進してそのメリットを引き出すことにしました。

まずは懸案であった「キャリア採用の入社手続き」の業務を、Asanaを使って管理することにしました。キャリア採用の入社手続きでは、「入社承諾書の回収」「社員番号の発行」「求人票のクローズ」「社員証の発行」など、細かな作業が大量に発生します。これまではそれぞれの作業の進捗管理をエクセルや紙のチェックシートで行っていましたが、Asana導入後はこれらを1つのタスクにまとめ、各作業を階層化された「サブタスク」として管理することにしました。

各サブタスクには担当者を明示的にアサインし、作業の締め切り日も設定した上で、作業の途中で発生した担当者間のコミュニケーションの内容も都度記述して保存します。同時期に入社する複数名の手続きを断続的に行う場合でもサブタスクごとに進捗やコミュニケーションを保存できるため、これまで紙ベースの作業で発生していた「言った・言わない」「もらった・もらっていない」といった認識の齟齬や、前回どこまで進めたかを戻って確認する手間などが発生しなくなりました。また従来の紙の帳票やドキュメントをPDFやエクセルシートの形式に電子化し、タスクやサブタスクにリンクを添付することによって、紙ベースの情報の受け渡しも不要になります。

●タスクベースの作業管理で業務の効率や品質が向上

2020年9月から、当初の予定通りまずはキャリア採用の入社手続き業務を対象にAsanaの本格運用を始めました。同社 人事総務部 企画課 笹原久美絵氏によれば、当初はその利用に戸惑った部分があったものの、社内のAsana担当部門のサポートもあり、ほどなくして慣れることができたといいます。

「当初Asanaのマニュアルを見るだけでは、自分たちの業務に即した利用方法がなかなかイメージできませんでした。しかし、社内のAsana担当者が私たちの業務に適した利用方法を一緒に考え、レクチャーしてくれたので、とても助かりました」

また他部署にもAsanaを紹介し、キャリア採用関連の業務は極力Asanaのタスクをベースに行うことを提案しました。当初はあまり前向きではなかった他部署の担当者も、繰り返しAsanaの導入メリットを説くとともに、先方の困りごとの相談に積極的に乗り、その解決に向けて尽力しました。その結果、数カ月後、Asanaをベースにしたキャリア採用の入社手続き業務がスムーズに回り始めました。

こうしてAsanaを導入したことで、もともと抱えていた「作業の抜け・漏れ」「ペーパーレスが進まない」「アシスタントの業務が可視化できない」といった課題はほぼすべて解決できました。その結果、キャリア採用の入社手続き業務に関しては、役所関係などどうしても紙で対応せざるを得ない業務を除き、出社することなくリモートワークだけで完結できるようになったといいます。

「アシスタントの方に作業を依頼するときも、これまでは具体的な作業内容や背景情報を逐一説明する必要がありましたが、Asana導入後はタスクにそれらの情報が載っているので、説明する手間も省けました。また急遽作業を他の担当者に引き継がなくてはならなくなった時も、Asanaのタスクをそのまま次の担当者に渡すだけで必要な情報をすべて漏れなく引き継げるようになりました。これによって、感覚的には業務負荷が4分の1ほど減ったように感じます」（笹原氏）

またタスクのひな形となる「タスクテンプレート」や、業務依頼を受け付けるための「フォーム」を作成する際に、必要となる作業や情報をあらためて洗い出して定義しました。その結果、宮田氏は「情報の流れを統一できるようになり、業務を標準化・可視化できる効果も得られました」とAsana導入による副次的な効果を高く評価します。

●他の部署へもAsanaの導入メリットを訴求していく

Asanaのこうした導入効果を高く評価した結果、同課ではキャリア採用にかかわる他の業務にも適宜Asanaを適用しています。例えば、キャリア採用の選考プロセスにおける役員面接をセッティングする業務も、Asanaのタスクで細かな作業を漏れなく管理できるようにしています。また、求人情報をさまざまな求人媒体に提出する業務も、Asanaのタスクで管理するようにしたことで作業に漏れが生じなくなったといいます。

そして社内の関係者に作業を依頼する際のメールの文面も「テンプレートメール」としてAsanaにあらかじめ登録しておくことで、作業効率化を図っています。

「メールの文面には幾つかの決まったパターンがありますから、これまでは過去の同類のメールの内容を参考に作成していました。しかし過去のメールを検索・抽出するのに意外と時間がかかっており、業務効率の足を引っ張っていました。そこでAsanaのサブタスクにあらかじめメール文面をテンプレートとして登録しておくことで、過去メールを逐一探す手間が省け、作業効率化につながっています」（宮田氏）

このほかにも、各作業を行う際に留意すべき点などをタスクの説明欄に記載しておくことで、業務の効率や品質の向上を図っています。今後は、これまで暗黙知として蓄積されてきた業務ノウハウをこうした形でAsana上に可視化することで、ノウハウを形式知として広く共有できるようにしていく予定だといいます。

また現在同社では全社的に業務手順書の整備を進めています。細かな手順変更を毎回社内標準の手順書に反映させるのは手間が掛かるため、「細かな業務手順はAsanaを参照のこと」とルール化することで、業務手順の改善を柔軟かつタイムリーに行えるようにしていく予定だといいます。

「今後は、キャリア採用の入社者に対するオンボーディングもAsanaをベースに進めていきたいと考えています。現状では入社者が配属されるすべての部署でAsanaの利用が浸透しているわけではないので、すぐに実現するのは難しいかもしれませんが、今後もAsanaのメリットを社内のさまざまな部署に訴求し、広く連携しながらその導入効果を最大限引き出していければと考えています」（宮田氏）

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