Asanaを活用して急な仕事の引継ぎに、抜け漏れなく対応する方法！～当社のコロナ陽性者が出た際の事例をもとにお伝えします～

今後のコンテンツやサービスの検討のため、ぜひ忌憚なきご意見をお寄せください
==============================================

こんにちは。日商エレクトロニクスの真次です。
このブログでは、「急な仕事の引継ぎに対して、Asanaを活用して抜け漏れなく対応する方法」を当社のコロナ陽性者が出た事例をもとにお伝えします。

現状の把握

いま、これを書いているのは2022年3月25日です。東京では3月21日にまん延防止等重点措置が解かれました。しかし、いまだ毎日7000人以上の感染者が報告されています。皆様の会社では、コロナ陽性者が出た場合の急な仕事の引継ぎはどのように対応していますか？あるいはこれから出た場合、どのように引継ぎを行うと考えますか？
関連メンバーで集まってE-mailのCCやエイリアスから行っている仕事を洗い出して引継ぎをされていたりしませんか？

実は、先日初のコロナ陽性者が私の所属している部署で発生しました。予想以上に普段Asanaを活用していることが役に立ちましたので時系列でご紹介したいと思います。

3月22日（火曜日）　メンバーから体調不良であることが連絡

3月21日月曜日は春分の日でお休みです。休み明けの22日の朝に体調不良の連絡が来ました。
熱もでているため念のためPCR検査を受けに行くと。
急ぎのものだけ同僚に連絡するようにして、すぐに休むように指示しました。

3月23（水曜日）　　コロナ陽性であることが判明

23日の朝に体調が回復していないこと、そしてコロナが陽性であったと報告を受けました。
本人の体調が最優先のため、本人には継続して休むことを指示します。

1日程度の休みであればなんとかなりますが、陽性が判明したということは今週いっぱい働くことは難しいでしょう。来週であれば在宅勤務で復帰できるかどうか（当社は陽性判明から10日間の自宅待機が必要です）
メンバーは営業担当で200社以上の顧客を担当しています。しっかりとした仕事の引継ぎが必要とあると考えました。

実際にとった行動

3月23日（水曜日）Asanaの検索機能を使ってメンバーが行う仕事を洗い出す

私たちは、仕事は必ずAsanaにてタスク化するようにしています。
Asanaの検索機能を使って、本人が今後1週間で行わなくてはいけない仕事を洗い出しました。
実は、普段からメンバーの仕事を検索で保存していてすぐに出るようにしていました。
一番下のみんなが今日実施する仕事で所属メンバーの全員の直近の仕事がわかるようにしています。

新たに行う場合の手順も書きます。

①右上の検索窓から高度な検索を選択

参考記事：【使いこなし術】Asanaの 「高度な検索機能」 を活用して、仕事を探す時間を無くそう

②高度な検索にて「担当者名」、「未完了タスク」、「過去から今後」「7日間」を選択

※竹内さんは例となります。コロナ陽性になったのは竹内さんではありません。

③仕事の一覧がでてきます

④検索内容を保存すると常に左のメニュー一覧の保存された検索に見えるようになります

3月23日（水曜日）引継ぎMTGは30分。

関連メンバーを集めてタスク単位で担当者を付け替えます。関連メンバーを集めて、Zoomでメンバーのタスク一覧を画面共有しながら、仕事の難易度、内容にあわせてメンバーにタスクの担当者ごと付け替える、サブタスクのネクストアクションの担当を付け替えていきました。E-mailを全部見直すなどの作業は必要なく、30分の中ですべて20～30個のタスクを引き継ぐことができました。仕事の内容、過去のやりとりはAsana上に記載されているため、そこを見ながら仕事を継続していきます。

振り返りと改めて気づいた問題点

引継ぎは非常に簡単でピンチをうまく乗り切ることができました。
今回は、Asanaの特殊な機能があったらから助かったという紹介ではありません。
普段からどんな仕事をして、これまで何をやってきて、次にやるべきことはなにかを整理していただけです。

Asanaがなければ、本人に申し訳ないと思いながらも電話をして仕事の確認をしてしまっていたかもしれません。Asanaでタスク化されていたことで、仕事の量を含めた全体感が見え、何人必要か、誰が適任化をすぐに判断出来ました。

とはいえ、すべてがうまくいかったわけではありません。

タスクの定義が曖昧（例：～を調整する。　調整するって具体的に何をする？）、Asana上に情報が足りない（顧客とのE-mailのやりとりが張られておらず、返信すべきメールがわからない）など「本人にしかわからない書き方」をしている場合があり、仕事の調査（これこそ、仕事のための仕事です）に時間を取られてしまったケースがありました。
タスクの粒度をあわせる、第三者がみてわかるように内容を書くということの徹底が必要だと改めて感じました。

まとめ

本ブログは以上になります。最後までお読み頂きありがとうございました。

コロナ陽性者による急な引継ぎは皆様の職場でも遅かれ早かれ発生します。そのときどのように引継ぎをしますか？
本人に無理をさせずにしっかりと引継ぎを行えるAsanaはとても有効です。Asanaを使っている方はもちろんのこと、まだ使っていない方もぜひピンチの時に活用いただければ幸いです。

当社はAsanaの全機能を30日間無償で提供しております。Asanaの全機能をお試しいただきたい方はぜひご連絡ください。
また、運用面などAsana活用についてのサポートも行っておりますので、興味を持っていただけた方がいらっしゃいましたら、ぜひこちらから当社にご相談ください。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

今後のコンテンツやサービスの検討のため、ぜひ忌憚なきご意見をお寄せください
※こちらにご記入いただいた内容は外部公開はされません
※お問い合わせフォームではございませんので、回答が必要なご質問については営業/ 当社サポートまでお問い合わせください