【ニューノーマル時代の目標管理】Asanaを活用して組織目標を達成する方法

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こんにちは。真次です。今回は、Asanaを活用した目標管理方法をご紹介します。

離れて働くことが当たり前になり、目標を管理するのが以前より難しいと感じていないでしょうか？
実は、我々もうまくいっていませんでした。報告のための準備も大変でストレスを感じていました。

月1回のZoom面談とAsanaを組み合わせ、管理側と現場の双方がストレスを軽減し、目標管理ができるようになりました。難しい機能は使わずに、みなさまにも活用いただけますので、その方法をご紹介したいと思います。

 こんな方におすすめ

• 離れて働くことで目標達成が難しくなっていると感じている管理職の方
• Excelでの目標管理に限界を感じている方
• 今の目標管理方法にストレスを感じている方 

目標管理は評価する側もされる側も大変だった 

これまでの目標管理は以下のような問題がありました。

1. 目標達成のためのプランは別で管理されていて、個別の目標進捗を確認することが難しい 
2. 報告する側も毎回準備が大変。ストレスを感じる（過去メールを調べるなど手間がかかる） 
3. 目標も複数あるため、目標自体を忘れてしまっている場合がある 
4. 普段の仕事と目標が一致していない場合がある 
5. 評価が不公平になっていると現場からクレームが出る場合がある 

Asanaを活用したら驚くほど楽になった目標管理 

Asanaで目標を管理、あわせて月一での現場と課長の1 on 1 ミーティングを実施することで状況が改善されました。 

改善された内容 

1. 目標達成の管理が簡素化され、目標達成ができた 
2. 毎月の進捗がわかる、進捗のためのアクション実施状況がわかるようになった 
3. 普段の仕事をAsanaで行っているので報告のための準備が大幅に削減できストレスがなくなった 

実際の活用方法 

ここから実際にどうやって活用するのかを説明していきます。 

Step 1　【マネージャー側作業】課長が現場メンバーの目標を決めてプロジェクトを作成する 

まず、組織で決めた目標をマネージャーの方が現場のメンバーごとに作成します。 最初の1人で枠組みを決めて、2人目からはコピーで作成していきます。

Step２　【マネージャー側作業】1人1人のMBOプロジェクトをポートフォリオでまとめる  

全員の分を作り終えたら、見えやすくするためにプロジェクトをまとめるポートフォリオの仕組みで 各メンバーの目標をひとつの場所にまとめます。一覧で見えて便利です。 

Step ３　【マネージャー側作業】報告する、 1 on 1 MTGを実施する定期タスクを作成する 

 毎月実施する必要がある作業は定期タスクの仕組みを使って、忘れないようにします。 「あれどうなっている？」から解放されます。 

※定期タスクとは？ 
週次、月次など期間を設定すると、完了ボタンをおしてもまた次の期限で自動的に作られるタスクです。

Step 4　【現場側作業】月末にプロジェクト内で報告する、課長との1 on 1 面談をスケジュールする  

ここからは実際の運用になります。 現場側は月末に目標を振り返り、その翌週にマネージャーとの1 on 1を設定します。 

 まずは、プロジェクトの概要欄から今月の振り返りをしましょう。 
右側のステータスを更新から記入ができます。 
更新をしたら定期タスクの完了ボタンを押してください。自動的にマネージャーに報告がいきます。 電話、メールなどで「今月の作業完了しました」などの報告は不要です。 

 報告の工夫として、特定の目標に関連している@プロジェクト名で関連付けられることができます。 報告がより簡単になりますのでお勧めです。 

Step 5　【マネージャー側作業】面談前に報告内容、過去の報告内容を確認する

マネージャーの方は、自動的にきた通知（メール、アプリ、Slack , Teamsなどお好きな場所に通知設定できます）から報告された内容を確認します。過去の履歴も確認できます。

また、工夫として1人ずつ過去の面談メモをまとめています。先月話した内容を思い出しながら面談に臨みます。

Step 6　【双方】月に一回の30分の1 on 1 を実施します。面談時に決まった内容はその場でタスクを作成して忘れないようにする

面談はZoomで行っています。時間は30分。
仕事の話はもちろんですが、コロナ禍で世間話をする機会が減っていますのでこの機会に最近の体調など仕事以外の話もするようにしています。そして、面談で決まった内容はその場でタスク化して忘れないようにします。

以上になります。

いかがでしたでしょうか？

実際の画面を見せながらご紹介もできますのでご興味ありましたらお気軽にご連絡ください。

よろしくお願いします。

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