営業必見！Asanaを使って案件引継ぎの手間をほぼゼロにする方法

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今回は、ワークマネジメントツール「Asana」を利用した案件の引継ぎ方法をご紹介します。

しかし、Asanaを使って引継ぎを行うことで、引継ぎ業務に頭を悩ませることが無くなりました。もし、引継ぎ業務で下記のような課題を抱えている方がいましたら、本記事をお読みいただくことでお悩みを解決できると思います。

• 引継ぎ資料のフォーマットがなく、どのような内容をどれぐらい詳しく書けば良いのかわからない
• 引継ぎ資料のフォーマットはあるが、作成に非常に時間がかかる（日々の業務の合間に作成するなんて無理…）
• 引継ぎ資料を作成して渡したのに、後任者から毎回質問が来て困っている

なぜAsanaで引継ぎ？

 引継ぎの課題

引継ぎを行う上で一番重要なのは、たくさんある案件の経緯やNextActionなどの情報をわかりやすくまとめることです。しかし、ほとんどの場合、全ての案件を引継ぐのは難しいと判断し、重要な案件のみを引継ぎ書に記載しがちです。そのため、引継ぎを行ったにもかかわらず、後任者から質問が来てしまったり、引継ぎ漏れが発生したりしてしまいます。

Asanaで課題を解決

そんな課題を解決してくれるのがAsanaです。
Asanaは引継ぎの時だけ使用するツールではなく、日々の膨大な業務をマネジメントするツールです。
Asanaでは日々の業務に関するToDoや、未来・過去のタスク情報、タスクに関わったメンバー情報に至るまで、すべての情報が集約されているため、わざわざ引継ぎ情報をまとめる必要がありません。
日々の業務で使用していたAsanaのプロジェクトが、そのまま後任への引継ぎ書となるのです。

Asanaで引継ぎをするメリット3選

日々の業務でAsanaを使用することで溜まっていく情報の中で、特に引継ぎに役立つpointを3つ紹介します。

 未来のタスクを1クリックで引き渡すことができる

そこで忘れないように初年度に対応した際のタスクを複製し、更新時の期日を設定しておくことで、次年度の更新タイミングでも何をするべきなのか即座に把握できます。

【未来のタスク作成例】

上記のように未来のタスクを作成しておけば、急遽案件を引継ぐことになったとしても、担当者を後任者に変更し、プロジェクトメンバーに後任者を追加するだけで、いつ・何をすればよいか・過去どう対応していたかを後任者に引継ぐことができるのです。

前任者や関係者とのコミュニケーションが簡単にとれる

引継ぎを受けた案件の引継ぎ書に案件情報が細かく記載してあったとしても、前任者や関係者に確認をしなくてはならないことがあると思います。例えば、クローズした案件の追加依頼が急遽お客様から入り、前任者や担当SEに過去の対応内容を詳しく確認しなくてはならない、など。
こんな時、前任者に対応内容を確認すると「なんの案件だっけ？」などと前任者も案件を思い出すためにより細かい情報が必要だったり、「担当SEの○○さんの方が詳しい」などとたらい回しになったり、確認に時間がかかることも多いと思います。

そんな時は、Asanaを使用していれば全て解決できます。
Asanaのコメントはタスクの中で会話ができるので、前任者は過去に自分が対応した案件のタスクを確認しつつ、質問に回答することができます。また、担当SEなどの関係者をコラボレーターにしておけば、関係者全員に質問内容が通知され、たらい回しになることもありません。

【前任者へのチャットイメージ】

上長が引継ぎ状況を一目で確認できる

引継ぎを行うタイミングの多くは組織変更のときです。
上長は新しい仕事を割り振る上で、引継ぎがどのぐらい終わっているのかを把握する必要がありますが、自らが過去に関わっていない案件の引継ぎの進捗を理解するのは難しいものです。

そこでAsanaの検索機能を使用します。
前任者の引継ぎプロジェクトのタスクをAsanaの検索機能で保存しておくことで、いつでも素早く引継ぎプロジェクトの状況を把握することができます。

【検索イメージ】

【検索結果イメージ】

引継ぎが終わった未完了タスクは担当者が後任者に変更されるため、検索でヒットしなくなります。

引継ぎプロジェクトの作成方法

次は実際に顧客単位で引継ぎプロジェクトを作成する方法を紹介します。

ステップ１　プロジェクトの作成

まずは下記の画面の順番に沿ってプロジェクトを作成します。

【プロジェクトの作成手順】

ステップ２　セクションとフィールドの設定

プロジェクトを作成したら、次はセクションとフィールドの設定を行います。

セクションは管理しやすいように案件名を入力するのがベターです。他にも案件以外の相談事項をまとめるセクションやイベント用のセクションなどを作っておくことで、案件以外にどのような対応をお客様に対して行っていたか記録することが可能です。

フィールドには発生日やステータスの項目を作っておくことで、いつ発生したタスクなのか、対応状況はどのステータスなのかを一目で確認することができるようになります。
自らのタスク管理に必要な項目だけでなく、引継ぎ書として活用するための項目も意識して入れておくことが重要です。

【セクションとフィールド】

ステップ３　タスクの作成

ここで意識することは、繰り返し行われることが想定される作業は早い段階でタスク化し、期日を設定しておくことです。自らのタスク管理としても早期のタスク化は必要ですが、とりわけ引継ぎとなると後任者への引継ぎタスクとなるため、より重要度が増します。

【タスク作成例】

また、タスクの中の説明欄やサブタスクには、案件で対応した内容などを常に記載することを意識しましょう。
そうすることで自らの備忘にもなり、後任者への報告書としても活用できます。

【タスク作成イメージ】

まとめ

Asanaを使った引継ぎ方法はいかがでしたでしょうか？
お気づきになったかと思いますが、Asanaを使って引継ぎ書を作成するというより、日々のタスク管理としてAsanaを使用することで、そのプロジェクトをそのまま引継ぎ書として活用できるというご紹介でした。
これにより引継ぎ書を作成する手間がなくなり、引継ぎ漏れ等の課題も最小限にすることができるのです。
これからは引継ぎ書を作成する必要はありません。ぜひAsanaを活用して、日々の営業業務の管理を行ってみましょう。

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