2022.03.17

【Asana】分散チームとのコミュニケーションの実践に役立つヒント 3選

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私は現在、仕事のほとんどを在宅で行っています。チームメイトはそれぞれが自分に合った形で出社・在宅を判断しており、対面で顔を合わせることはほとんどありません。
しかし、コミュニケーション不足を感じたり、コミュニケーションエラーで深刻なトラブルが発生したということ一度もありません。

Asanaを中心にZoomSlackをいち早く活用することで、コロナ禍でチームメンバーが分散している状況でも仕事が管理できています。

自部署での成功体験をもとに、現在は他部署に対して、ノウハウを提供し、会社全体が分散チームをうまく管理できるようになることを目指しています。

展開の際に頻繁に出るトピックの1つがリモートにおけるコミュニケーションの難しさです。チームが分散する中で、居場所を問わずに、全員とシームレスにコミュニケーションをとれるのか。

本日は、私のチームがどのようにして、メンバー全員がチームの一員であると実感し、同じ情報を持てるようにしているのか、実践している3つのヒントを紹介いたします。

文章を使ったコミュニケーションに慣れる

分散チームやリモートチームが抱える一番大きな課題の 1 つに、情報の非対称性が挙げられます。在宅で働くメンバーは、他の離れた場所で働くメンバーの情報を知りたいと考えるでしょう。他のチームメンバーの状況を把握できないと、自分だけが孤立しているように感じられ、チームのエンゲージメントが低下します。

この非対称性を解消すべく、文章によるコミュニケーションについて基準を明確にし、チームにいつ、何を伝えるのかを慎重に検討します。チームメンバー全員が揃っていない場所や休憩所だけで重要な会話をしたりするのは避けます。一部のチームメンバーと即興で意思決定をしたり、情報を共有したりする場合は、その内容をAsanaやSlackチャンネルで分散しているチームメンバーたちにも伝えます。このようなコミュニケーションルールを構築することで、誰一人として蚊帳の外に置かれていない状況を意識することがチームのエンゲージメントを高めることにつながります。

チーム全体に定期的なアップデートを送る

特定のタスクや会話に関連するメンバー全員に対して文章で情報提供をすることが定着したら、次はチームに全体に定期的なアップデートを送信することを習慣化しましょう。これにより、何らかの情報を見落としたり、メンバーに情報が行き渡らなかったりするという事態を避けられるので便利です。

私のチームで実践している方法をご紹介します。チーム全体へ週間アップデートとして、以下の内容を共有しています。

  • メーカーからの最新情報
  • マーケティング施策で収集したリード情報
  • 定期Webinarの結果

毎回目新しい内容というわけではありませんが、このアップデートによってチームメンバー全員が同じ情報を基によりよい結果を目指して仕事に取り組むことができています。アップデートは、チーム内での会話のきっかけになることが多く、コミュニケーションの活性化につながっています。

チーム会議の数を減らす

リモートで働くことが前提になった場合、情報共有のために出席を求められる会議が増えていきますが、チームとして会議を整理してチーム全員が参加する会議数を減らすようにしています 

一方、すべての情報を文字で共有していたとしても、会話が重要であることは変わりません。チームカルチャーの構築 (と維持) に役立つだけでなく、会話の内容によっては、相手の顔を見ながらの方が適しているということもあります。

私のチームでは以下2種類の会議を重要な位置づけに置いて必須化しています。

チームリーダーとメンバーの定例会議

働いている環境やミッションがそれぞれ異なるため、リモートで働く職場ではチームリーダーとメンバーの定例会議は必要不可欠です。リーダーの負荷はとても高くなりますが、それでも丁寧に会議を行っています。チームメンバーは効率的な会議が実施できるよう、事前に詳細な報告をしてから、会議をスケジュールしています。

チームメンバー全員で毎月行う会議

営業チームのメンバー、サポートチームのメンバー、マーケティングチームのメンバー、それぞれからの報告を事前にアジェンダとして設定しています。参加できなかったメンバーが内容を把握できるようにZoomの録画機能も使用しています。
こうした会議はチームの絆作りに一役買っており、全社的なイベントがあった際には、複数人に感想を発表してもらうなど、一緒のチームで仕事をしていなくても、他のメンバーについて知ることができる機会を作るよう工夫しております。

自分がチームに与えるインパクトを知ることが重要

分散チームで誤解が生じることは避けられません。たとえメンバー全員が毎日のようにオフィスで仕事をしていても避けられないでしょう。以下3つのヒントが大きな変化をもたらすと考えています。

  • 安心して自分の意見を言える環境であること
  • 自分の意見が考慮されていると感じられること
  • チーム内で同じ目標を共有できていること

これら3つの条件が達成できていれば、たとえ誤解が生じても、もっと大切なこととしてメンバー全員がそれぞれチームに与えるインパクトを自分で把握しているため、すばやく解決できる素晴らしいチームになるでしょう。

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