2022.03.30

オンラインツールでコミュニケーションの質を向上させる方法

日商エレクトロニクス株式会社のハイタッチ営業の川合です。 

ハイブリッドワークが浸透した昨今、オンラインでコミュニケーションする機会が圧倒的に増えました。オンラインツールの利点を活かすことで、チームの生産性は今まで以上に向上します。 
コミュニケーション能力認定協会では、コミュニケーション能力の基本を「聴く力」「伝える(説明する)力」「質問する力」「協調性」の4つの能力を高めることが必要と言われています。 
そこで今回はコミュニケーションに必要な4つの要素から、コミュニケーションを改善する方法をご紹介します。 

「聴く力」:話した内容を共有する 

聴く力に求められるのは、相手の話に耳を傾けること、そしてそれを理解する力といえます。聴きながら「何を伝えたいのか」「何故話しているのか」「何を求められているのか」を理解して、次に自分がとるべき行動を考える必要があります。 
Web会議ツールでコミュニケーションをする利点は、内容をテキストで共有しながら会話できることです。お互いの認識をすり合わせることができて、また文章に残すことで後から質問や補足を加えることもできます。 
またテキストでのやり取りは、議事録やメモの手間も省けるので、効率化にも繋がります。 

「説明する力」:前提情報を共有する 

説明する力で重要なのは「具体的かつ端的に情報を伝える」ことです。相手の役割/立場によって、伝える情報の取捨選択をする必要があります。 
見落としがちなのは、説明の際に前提情報を共有できているか、ということです。複雑な内容を説明する場合でも、お互いに概要を把握すれば説明はシンプルになります。
そのためにチャットツールなどで、日頃からオープンに情報をやり取りすることが効果的です。誰もがオンラインで情報共有できる利点を生かして、以前行われていた情報のリンクを送るだけ、前提情報の共有ができることもあります。 
これによってスムーズに相手へ説明することが可能になります。 

「質問する力」:オープンに質問できる環境づくり 

質問する力は、メンバーの盲点になっていること、次のアクションに繋がることに触れることが大切です。そのためには事前に会議の議題を把握して質問を考えることが重要です。 
当日の議題をWeb会議やチャットツールで事前に周知することで、より生産的な会議になります。 
Zoom AppsAsanaを連携すれば、当日の議題やTo DoをミーティングIDに紐づけられるのでおすすめです。 

参考記事:AsanaとZoomの連携 ~Asanaを利用した、Zoom会議を効果的にする方法~ 

また対面とは違って、質問が浮かんだ時点でチャットから投げかけられるのは、オンラインツールの利点です。直接話しかけるのが苦手なメンバーや、相手の都合を気にして聞きそびれたこともオンラインであれば避けられます。 

「協調性」:チームの目標を共有すること 

協調性を高めるには、チームの目標を共有して、目指す方向を揃えることが重要です。そのためにはマネージャーがメンバー全員に目標を発信して、その目標を管理することが大切です。 
Asanaゴール機能を使うことで、チーム全体の目標を共有することが可能です。またワークロード機能を使うことでマネージャーはチームの目標達成状況を管理することも可能です。 
業務を可視化できるのはタスク管理ツールのメリットといえます。 

まとめ 

オンラインールを上手く取り込むことで、今まで以上に生産性は向上します。そのためには、様々なコラボレーションツールを活用して、社内に導入することが必要です。 
日商エレクトロニクスのコラボレーション事業部では、AsanaやZoomのライセンス販売に加えて、ユーザーがしっかりとツールを活用いただくための導入支援や継続支援サービスを提供しています。 
ぜひ社内のテレワーク環境の整備にお困りでしたらお声だけください。 

ワークマネージメントツール Asana 

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