チームでAsana利用を広げるための導入支援サービス

今後のコンテンツやサービスの検討のため、ぜひ忌憚なきご意見をお寄せください
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皆さんはチーム内でタスク管理やプロジェクト管理といったツールを上手く活用できていますか？

当社がご紹介しているAsanaに限らず、チームで活用するツールは導入のハードルが高い傾向にあります。過去にAsanaを利用したことはあるが、使いこなせずにあきらめた方もいると思います。

今回は「Asanaなどのツールを使いたいけれどチーム全体で使うためにどうしたらいいかわからない」という方に、ぜひ読んでいただきたい内容です。

当社にご相談いただき導入支援サービスを受けることで、チームで活用するための基礎を立ち上げた、お客様事例をご紹介したいと思います。

こんな人向け

• タスク管理/プロジェクト管理ツールの導入を断念した方
• チームの現状や課題がわからない方
• やりたいことに対してどの機能が必要かわからない方
• 導入を推進できるメンバーがいない方
• Asanaについて１から教えてほしい方

トライアルから導入に向けた相談

今回のお客様は当社にご相談いただく前に、スケジュールやリソースを管理するために特定のチームでAsanaのトライアルを始めていました。このチームでは複数の案件が並行して進むことが多く、関係者が多岐にわたるため多くの種類の仕事が発生していました。

当初は特定メンバーの管理負荷が非常に高く、管理ツールを導入することで可視化・共有をしやすくして負荷を低減することが目的でした。トライアルを推進していたメンバーはAsanaが有効活用できると判断しましたが、一部メンバーは使いこなせてないという課題が浮上します。そのため正式導入への検討を進めるにあたり、Asanaを定着させるための使い方について当社に相談を頂きました。

詳しくお話をきいたところ、トライアルしていたメンバーの中でも、チームに浸透させるためのプロジェクトづくりが上手くできてないことが分かりました。

〇問題点

• 個人のタスクや全体のプロジェクト管理を特定の担当者が対応しているため、進捗やステータスを担当者に都度確認する必要がある。
• 期限間近で業務の抜け漏れや遅れに気付くケースがあり、納期遅延や業務の再調整といった問題が生じている。

 サービスの提供

当社で問題点および改善事項をヒアリングした内容より、導入支援サービスの提案を実施しました。

導入支援サービスとは、はじめてAsanaを利用するチームを対象とした伴走サービスです。他の導入事例より、社内展開のサンプルとなる、主要なワークフローの構築を支援します。

全4回のオンボーディングセッションの内容は以下です。

• お客様の導入チームに対してAsana利用の目的を確認し導入推進メンバー確定します。
• 現在の業務の進め方を整理・議論するヒアリングを行います。
• ヒアリングした内容を元に、具体的な業務をAsanaで利用するためのワークフローを作成します。
• 各メンバーに利用いただくための、導入チーム向けのトレーニングを実施します。

このお客様は定型化された2パターンのプロジェクト中心にAsanaで業務を管理・可視化したいという要望がありました。そのため、定型業務をより良い形でテンプレート化できるようなプロジェクトの作成を支援できるサービスが必要です。

また、既に作られていたテンプレートもアップデートする可能性が高かったため、プロジェクトに必要な機能や要素を加えるための支援も必要でした。

これらの要素を踏まえた上でお客様と相談し、「導入支援サービス」を開始しました。

サービスを受けた目的

サービスを受けた目的をヒアリングしたところ、お客様は次の事項を期待されておりました。

• 全体進捗の可視化ができるようになること
• 進捗・リソース管理を行っていた担当者の負荷が軽減されること
• 仕事の実績に応じた正当な評価を行えること

また、最終的には主要メンバーがテンプレートとなるプロジェクトの利用を十分に理解し、他の社員に伝えることができるようになることがゴールでした。

サービス利用の効果

サービスをご利用頂いた後にサービス利用における効果をヒアリングしたところ、お客様が得られた成果は主に以下の5点です。

•  案件をAsanaで管理して進捗をリアルタイムで確認できるようになり、管理担当者の負荷軽減につながった。
• 社員の負荷をリアルタイムで可視化し、オーバーワークの防止や、業務の再配分が可能になった。
• 業務をテンプレートに落とし込むことで作業の抜け漏れを防ぐ効果につながった。
• 複数のプロジェクトをまとめて整理する機能や目標を確認する機能などを使い、対応するタスクの可視化による偏りが確認できるようになった。
• 会社への利益に応じた公平に評価を行うための判断材料となる情報収集が確認できるようになった。

チーム内でAsanaの利用を推進するには、Asanaを使いこなしてツールの利用をリードする人が必要です。ツールを利用すればよいのではなく、どのように利用するかを決めておかないと浸透しません。

しかし、ツールの機能も理解しながら現状業務を整理し、実際に形にしていくハードルもあります。

当社のサービスでは、ヒアリングを実施しお客様の業務現状を把握してから、実際にAsanaをどう活用すべきかご提案させていただきます。

サービスのご提供にあたり、推進頂く方のご協力は必要不可欠となりますが、「チーム全体で活用するためにしっかり環境を作りたい」、「Asanaを検討しているので進め方から相談させてほしい」という方はぜひ当社までご相談ください。

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