タスク管理に便利！「Asanaのプロジェクト機能」活用術を教えます

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緊急事態宣言の発令に伴いリモートワークが主流となる中、タスク管理をどうするか、という課題が顕在化してきました。人と話そうにも、時間を合わせてミーティングをセットするか、文字ベースでの話し合いが多く、今までと同じように気軽にコミュニケーションをとることが難しくなっています。そのため何かのプロジェクトを進める際にも、いわゆる「仕事のための仕事」が増えてきました。皆様も次のような状況に陥りがちではないでしょうか。

• 全体としてどれぐらいタスク量があるのか分からない

• 誰が何のタスクを持っているのか分からない

• 各タスクの進捗率がどれぐらいなのか見えない

• メールやチャット、様々なところで連絡を取っているため欲しい情報がすぐに見つからない

これらを確認するために多くの時間を取られるのはとても勿体ないことだと思います。そこで今回はAsanaのプロジェクトを活用して「仕事のための仕事」を減らすポイントについて、アプリケーション比較資料の作成プロジェクトを例に紹介します。

なぜAsanaを使うと「タスク管理」が楽になるの？

リモートワークに慣れていない方の共通する課題としてはオフラインで行った仕事をほとんどオンライン上に転換し、タスクの量が多くなり連れてどのように整理すれば良いか戸惑ってしまうことがあげられます。この課題に対して、Asanaがお手伝いできます。

1. UIが非常にわかりやすく、直感でも操作できる
2. 利用者の需要や仕事の内容に応じてい柔軟にタスクのレイアウトとタスクビューを変更することが可能
3. タスクのカスタマイズ、ルールを追加することによって、自動化で生産性UP！
4. 高度な検索機能で担当者、期日、プロジェクト、ポートフォリオ、添付ファイル、コメント、キーワードまで検索できてしまう
5. 幅広くのコミュニケーションツールと連携することが便利
6. 管理職に対してメンバーのワークロード、PJの進捗を素早く確認することが可能
7. すべてクラウドで管理されるためリアルタイムで状況の把握ができます。

などなどといったメリットがあげられます。

Asanaについてもっと知りたい方は、下記の参考資料をご確認ください。

Asana製品資料｜Asana×日商エレクトロニクス (nissho-ele.co.jp)

タスク管理に役に立つAsanaのプロジェクト機能とは

Asanaのプロジェクト機能は、チーム内で稼働しているプログラム、ミーティング、プロジェクト、活動などに一連の関連するタスクが格納される場所といいます。 そのプロジェクトの内容に応じて、タスクの表示し方を柔軟に変更することが可能です。例えば、プロジェクトは、キャンペーン宣伝または新製品リリースのような締め切りのあるプロジェクト、 継続的なプロセス、社内の共有場とする情報の追跡のプロジェクトなど、ほぼすべての目的に使用できます。

プロジェクトは作成者自ら作り上げることもでき、時間の節約としてテンプレートを使って作成することもできます。

プロジェクト内で、開始・終了日を設定し、作業をよりスムーズに進行させるために、セクションを使って関連タスクをグループ化、カスタムフィールドを使ってタスクの詳細の取り込み、自動化のためのルールの設置などで幅広くのプロジェクト機能が使えます。

プロジェクト機能に関する記事はたくさん用意しておりますので、興味のある方はこちらよりご確認ください。

プロジェクト機能の活用ポイント

セクションを使ってタスクの状況を一目で分かるようにする

Asanaのプロジェクトではタスクをセクションでまとめることができ、各タスクが今どの状況にあるのか、一目で分かるように表示することができます。

上記の例では「未着手」、「対応中」、「完了」の3セクションにタスクを分けています。案件のプロジェクトであれば「フェーズ1」、「フェーズ2」と分けたり、担当者名ごとにセクションを分けても便利だと思います。

タスク内チャットでコミュニケーションを集約する

Asanaではそれぞれのタスクの中でチャットをすることができます。
タスクの中でタスクに必要な会話をすることにより、「複数のコミュニケーションツールでバラバラに連絡を取っていて、どのタスクの話をしているのか分からない」、「あとで情報を見返したいが、どこで会話したか覚えていない」といったありがちな悩みを解消することができます。

タスク内でリマインドすることで、何のリマインドをしているのかという前提条件の説明が不要になります。　　　　　　　　　また、以前の会話やタスクの概要が一目で確認できるので、会話する人の間で認識齟齬を減らすことができます。

タイムライン表示でタスクの関連性や時間軸を整理する

Asanaにはタイムラインというビューが用意されています。先ほどのセクションの紹介ではタスクがリスト形式で表示されるリスト表示を使用しましたが、タイムライン表示ではガントチャート的にタスクが表示されます。

タイムライン表示ではタスクの時間軸が分かりやすくなる他、タスク間の関連性や処理順序が明確になるので、前のタスクが滞っていれば後ろのタスクの期限をずらす、といったような全体を把握したうえでの判断がしやすくなります。
タスクの関連を示す矢印を引いたり、タスクの期限を変える操作はすべてドラッグ＆ドロップで簡単に行うことが可能です。

まとめ

当社ではAsanaをチームへ展開するまでの導入支援サービスも提供しております。サービスの詳細をこちらよりご確認いただけます。

サービス｜Asana×日商エレクトロニクス (nissho-ele.co.jp)

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