Asanaで業務負荷の可視化 　～ワークロードを利用してみよう～

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日商エレクトロニクス株式会社のハイタッチ営業の川合です。 

テレワークが増えた今、チームの仕事量は管理できているでしょうか。オフィスで気軽にコミュニケーションしていた頃と違って、課員の負荷が見えづらいとお困りの方も多いのではないでしょうか。 

Asanaのワークロード機能を利用すれば、タスクに作業時間数や工数を設定することができます。

これによって業務の可視化ができるとともに、チーム全体で業務の負荷分散ができます。 

この記事ではどのようにワークロード機能を利用できるかご紹介します。 

Asanaのポートフォリオについて 

ワークロード機能のご説明の前に、Asanaにはポートフォリオの機能があります。 

プロジェクトが多岐に渡ると、それぞれの進捗状況、期限切れのタスクを管理するのは困難になります。そこでポートフォリオ機能を使えば、関連するプロジェクトをひとつの画面からレポート・モニタリングできます。 

ワークロード画面の全体像 

赤枠のポートフォリオ画面からワークロードのタブを選択いただくことでチーム全体のタスクの負荷状況をチェックできます。 

メンバーのタスク量が期日に沿ってグラフィカルに表示されます。また青枠のようにプロジェクトごとのタスクの詳細を確認もできます。 

またワークロードタブからタスクの割り当て先を変更できます。ドロップダウンメニューをクリックして詳細ビューを開き、スケジュールを変更したり、他のチームメンバーに再割り当てできるので、ワークロード画面からプロジェクト全体の工程を調整/管理できます。 

工数フィールドを設定 

ワークロードを管理する際、タスク数＝仕事量と捉えてはチームの本当の業務負荷を判断できません。各タスクにかかる工数/時間まで把握する必要があります。 

Asana の数値カスタムフィールドに基づいてタスクに所要時間などの工数指標を設定できます。このため、全員のタスク量を正確に把握することができます。 

またチームメンバーのキャパシティの上限を設定することも可能です。キャパシティを超えた場合、ワークロードに赤線が表示されるので、負荷がかかり過ぎていることが分かります。 

 まとめ 

チームメンバーの仕事量を把握するために定期ミーティングを開催するなど、仕事のための仕事となる業務が発生していました。ワークロード機能を利用することで、一元管理された場所で複数のプロジェクトをモニタリング、管理できます。 

Asanaであれば、どんなプロジェクトであっても工数や時間単位までタスクを管理できるので、チームメンバーが本質的に抱えている仕事量を管理できます。 

ハイブリッドワークで課員の仕事の進捗管理にお困りのマネージャー様は、ぜひAsanaをご検討ください。 

当社にご相談いただければ、Asanaの全機能をお試しいただくことができます。
また、運用面などAsana活用についてのサポートも行っておりますので、興味を持っていただけた方がいらっしゃいましたら、ぜひこちらから当社にご相談ください。

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