2022.02.24

【Asana】分散するチームの管理:チームの結束を高める3つのコツ

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現代におけるコラボレーションは、これまで以上にグローバル化し、複雑につながり合っています。弊社でも日本各地の拠点に加え、U.S.A.VIETNAMに拠点があるため、コラボレーションの難しさを日々、痛感しています。

分散するチームメンバーの管理において、特に困難な課題の一つが、チームの結束を高めることです。 国や地域を越えて、結束を高め、つながりを築き、長期的にそれを維持していくにはどうすればよいでしょうか。

この記事では、弊社が分散チームを率いてきた経験に基づいて、時差を乗り越え、チームの結束を高める 3 つのコツをご紹介します。

オンボーディングをプロジェクト化する

会社が突然リモートワークに移行した場合、採用活動を行っていたチームは、あちこちに分散している新規採用者のオンボーディングをどうするかという問題にぶつかります。世界中に散らばるグローバルチームのリーダーがずっと抱えている大きな問題です。

情報を気軽に共有できる機会が少ないため、別の場所で働くチームメンバーのオンボーディングには、特に意識してきめ細かく対応する必要があります。最も大切なのは、 私の所属するコラボレーションチームでは、プロセス、主要プロジェクト、必要な知識、ファイルの概要をまとめたオンボーディングプロジェクトをテンプレートとして用意しています。オンボーディングプロジェクトには、新しいチームメイトをチームの主要プロジェクト、Slack チャンネル、定期会議に招待するタスクも設定されています。こうすることで、新メンバーを抜かりなく迎え入れることができるのです。

Asana オンボーディング

また、所属の拠点にこだわらず、できるだけ多くのチームメイトと新規採用者の 1on1 ミーティングを設定することも効果的です。正式なブリーフィングセッションから、カジュアルなバーチャルコーヒータイムまで幅広い機会を作れば、新メンバーがこれから主に協力して働くメンバーたちと人間関係を築くきっかけになります。私のチームでも、Zoomのブレイクアウトルームを利用して、定例会議などの中で新規採用者とチームメンバーが話す機会を作ることで、いち早くチームと打ち解けられるようにしています。

チームミーティングを最大限活用する

弊社では、チームと高頻度でミーティングを行うことで、信頼とチームカルチャーが培われると確信しています。全員がリアルタイムで一堂に会することで、会話が自然に流れ、離れていてもお互いを知り合う濃密な時間を持つことができます。

コラボレーションチームでは、毎週月曜日に定期ミーティングがあり、小チームごとの業務状況など、各自が取り組んでいる作業について全員に情報を共有します。このミーティングはチームメンバーがどこにいても参加できるように時間を取り決めています。ライブで参加できないメンバーには、その週の優先事項についてビデオを録画してもらい、ライブミーティングで共有します。

一方、不定期に開催されるチームミーティングでは、会社としての在り方など大きな枠をテーマに4~5名で話し合ってもらい、アイデアを発表してもらっています。これは揃って同じオフィスにいなくても、メンバーが会社についてどう思っているかなどを互いに知り合える素晴らしい方法です。

1on1 ミーティングも、分散チーム内でつながりを作るために欠かせません。チームメンバーの働く場所がどこであっても、直属の部下とは毎週、その下の階層の部下とは月に 1 回、ミーティングを行いましょう。こうしたミーティングは部門長にとって、他の地域で何が起きているかを詳しく知る貴重な機会になり、チームメンバーにとっては、部門長とじっくり話し、普段はなかなか聞けない内容について質問できる時間になります。

チームメンバーに「承認されている」安心感を与える

さまざまな場所で働いているチームメンバーは、自分の仕事が認められているとなかなか感じられないのが実情です。リモートワークが増えつつある昨今では、より強く感じることでしょう。分散チームのリーダーは、さまざまな環境で働く部下たちが、それぞれの貢献を示し、評価される機会を特に意識して見つけるように心がけています。

たとえば、チームミーティングや部門の全体ミーティングで発表してもよいでしょう。弊社のコラボレーションチームでは週1回行われる定期ミーティングの際に、全体の共有事項として、各チームメンバーのトピックを発表しています。

また、メンバーがよい仕事をしたときは、必ず公にそれを認めるようにしています。チームの Slack チャンネルで簡単に感謝のメッセージを流すのもよい方法かもしれません。個人の達成したことをチームで幅広く祝うことは満足感を高め、より一層チームの結束が高まることでしょう。

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