Asanaのサブタスクのベストプラクティス｜Asana×日商エレクトロニクス

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Asanaのサブタスクのベストプラクティス

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今回はサブタスクの上手な使い方をご紹介します。

Asana のタスクは、仕事をできる限り明確に可視化するために、担当者が1名に限定されています。タスクを複数名に割り当てないことで、誰が仕事を進めているのか正確に把握するためです。
重要なことは「誰がいつまでに何をするのか」を設定することです。

「そのタスクの完了について責任を持つのは誰なのか？」を明確にすると、各々が自身のタスクをきちんと把握・対応することができます。

しかし、1つのタスクを完了させるために、複数の業務が発生し、担当者以外のメンバーの協力が必要な場合もあります。そんな時に利用していただきたい機能が「サブタスク」です。サブタスクは、タスクの下に紐づく階層化されたタスクです。親タスクを完了させるために必要な業務を分割すると同時に、親タスクとして管理している全体的な流れを、見やすく維持するために使うことができます。

では、実際にどんなケースでサブタスクを使うべきなのか？
サブタスクを使っているが、他にどんな使い方があるのか？
そんな疑問を持っていらっしゃる方向けに、ここからはサブタスクの利用ケースやポイントを３つに分けてご紹介します！

サブタスクの一般的な使い方
サブタスクの発展的な使い方
注意すべきCheckポイント

皆様の業務をより良く管理するためのヒントがきっと見つかるはずです。

1 サブタスクの一般的な使い方
- 1.1 タスクの中の業務を分割するケース
- 1.2 サブタスクをチェックリストとして利用する
2 サブタスクの発展的な使い方
3 注意すべきCheckポイント
- 3.1 サブタスクの階層化しすぎてしまう
- 3.2 サブタスクは全プロジェクトビューで表示可能されない
4 おわりに

サブタスクの一般的な使い方

タスクの中の業務を分割するケース

Asanaのタスクは担当者を1人だけ設定しますが、達成のために複数の協力者、期日、ステップが必要な場面もあります。このようなプロセスを管理するためには、サブタスクの活用が有効です。サブタスクを利用すると、複数ステップからなる業務プロセスを可視化することができます。

具体的な例を挙げてみていきましょう。
例えば、祝賀イベントを開催するプロジェクトの中で、イベントパンフレットの作成という業務が発生したとします。このタスクは企画部の代表者が責任者になりますが、パンフレットを完成させるには、複数の協力者へ仕事を依頼する必要があります。
まず内容はどうするのかという概要を決め、パンフレットに必要な写真の撮影やインタビューを実施します。その後、それらをまとめて文章を考え、全体の構成を確認してもらい、最後に広報にチェックをしてもらうという流れです。これらのタスクは別々の担当者に依頼するため、サブタスクを設定し、期限と担当者を割り振ります。
個々のサブタスクにはそれぞれ別のタスク担当者と期日が割り当てられます。また同時に、それらのサブタスクは「イベントパンフレットの作成」という、より大きなプロセスにつながります。

サブタスクをチェックリストとして利用する

タスクの担当者が1人で細かな作業を行う場合にも、サブタスクを利用することができます。

ここでポイントとなるのは、「各作業がある程度の対応期間が必要かどうか」、「各作業の中で、他の協力者とのコミュニケーションが必要か」です。それらのケースでは、サブタスクごとに管理する方が効率的に作業を進めることが可能です。単純な項目の確認であれば説明欄の記載を充実するだけで十分なことも多いでしょう。

サブタスクの発展的な使い方

サブタスク同士を依存関係で結ぶ

サブタスクに相互の依存関係を設定することで、プロセスをスムーズに把握することができます。

サブタスクは親タスクにつながっていますが、ただサブタスクを作成しただけでは相互の依存関係や繋がりはありません。依存関係を設定することで、それぞれのタスクの担当者が異なる場合でも、自身が担当する作業がいつ開始となるのかを正確に把握することができます。

サブタスクを使って会議をスムーズに運営する

サブタスクを使用すれば、会議の議題や今後のアクションをより実行に移しやすい形で管理できます。

会議を効果的に運営するためには、明確な議題と参加者が事前に決定され、事前に必要情報を準備しておく必要があります。そういった準備や情報共有を行う時には、サブタスクを割り振ります。資料やビデオの事前確認などの準備作業を参加者に割り当てておくことにより、全員が重要な背景を理解した上で会議に参加することができます。

会議の場で説明する必要がなくなるため、当日は必要な議論や作業に時間を割くことができ、効率的です。必要に応じて@メンションし、会議の前に必要なやり取りを行うこともできます。

会議中には、その会議の中で発生した今後のアクションを、サブタスクを使って記録していくことができます。各サブタスクは、メインタスク内の会議の議題に関連付けられた状態で作成されます。また、サブタスクでも担当者と期日が設定できるので、アクションアイテムを見落とすことがないよう管理できます。

サブタスクを使ってレビューやフィードバックをお願いする

仕事の関係者(個人またはグループ)からフードバックを収集したいという場合には、サブタスクを利用することで効果的に回答してもらうことができます。

サブタスクに回答してほしい担当者を割り当て、親タスクを読んだ上でフィードバックしてもらうようお願いするということです。親タスク（元のタスク）には、添付ファイル、情報、背景などを含めることができます。その上で、対象者全員に対し各自個別にサブタスクを割り当てれば、フィードバックがより実行に移りやすく、また対応状況も確認しやすくなります。

ただし、サブタスクのオーナー全員に対し、親タスクを閲覧し編集する権限が与えられているか確認する必要があります。

例えば、イベントで利用するイラストなどの作成業務が発生したとしましょう。

作成後には、担当部署と広報から最終的な承認を得る必要があります。つまり、上司と広報部の担当者ぞれぞれに、それらのファイルを確認してもらう作業が発生します。

その場合、確認タスクをそれぞれ個別に作成するのではなく、まずメインの親タスクでファイルを共有し、そのタスクの中で２つの確認用サブタスクを作成します。そうすることで、全員が互いのフィードバックを閲覧することができ、またサブタスクの作成者自身も、どの担当者のフィードバックがまだ作成中なのかを確認することができます。

注意すべきCheckポイント

サブタスクの階層化しすぎてしまう

タスクに関わる作業を細かく管理しようとすると、タスクの中にサブタスク、そしてその中にまたサブタスク…と、どんどん階層が深くなってしまうケースがあります。
タスクをうまく管理するためには、1階層まで（親タスクとサブタスク）に止めるよう注意しましょう。なぜならば、階層化しすぎてしまうと仕事の可視性難しくなるためです。
サブタスクはつい何階層にもして細かく管理したいと考えがちですが、そうすることで下に紐づくタスクはどんどん見えづらくなります。そして、把握したりコントロールしたりすることが難しくなり、対応漏れが発生する可能性が高まります。
階層化したくなった先には、本当に階層化すべきなのか？を再検討してみてください。どうしても階層化する必要があると思った場合には、「サブタスクを作るのではなく、タスクやプロジェクトとして設定する」ことの再検討をお勧めします。
この問題に頻繁に直面する場合には、タスクの粒度を再検討する必要があります。チームにとってタスクは何かを設定し、タスクより大きい仕事とはどの規模であるのかを定義しましょう。例えば、タスクは 1 週間以内で完了できる仕事を指すと定義し、それ以上時間がかかる場合には「複数のタスクに分割する」または「別のプロジェクトにしてしまう」などです。または、サブタスクがタスクとは別に進められる仕事である（直接紐づかない）場合には、その仕事を別のタスクにすること１つの手です。
サブタスクからタスクへの変換は、リストビューでサブタスクをドラッグ & ドロップするだけで可能です。

Note：仕事の対象範囲が大きすぎる場合には、いつでもタスクをプロジェクトに変換することができます。

サブタスクは全プロジェクトビューで表示可能されない

これは、プロジェクトビューだけでなく、ワークロードやルールなどの Asana の機能についても同様です。

サブタスクは、親タスクを補助的な位置づけのため、仕事の主要な部分は親タスクに記入しておく必要があります。また、サブタスクはタスクと異なり、タイムラインやカレンダービューでは表示されません。また、ドロップダウンを選択することにより、リストやボードビューでサブタスクを表示することはできるものの、これらのプロジェクトビューでも、サブタスクがデフォルトで表示されるわけではありません。

サブタスクで示される仕事をタイムラインやカレンダービューで確認する必要がある場合、またはワークロードやルールをサブタスクに基づき使用したい場合には、タスクをプロジェクトに変換することを検討してください。そうすると、サブタスクがタスクに変わりますので、ルールなどを適応できるようになります。

Note：受信トレイ、高度な検索、マイタスクにおいては表示されます。

仕事を進める中で、プロジェクトや、タスク、サブタスクのどれを使うべきか迷ったら、本記事の利用ケースやポイントを参考にしてみてください。