2021.11.25

【使いこなし術】Asanaの 「高度な検索機能」 を活用して、仕事を探す時間を無くそう

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この記事では、Asanaの 高度な検索機能 の使い方と活用方法を 3分で お伝えします。 
Asanaユーザー、Asanaに興味がある方 にお勧めの記事です。 

Asanaの 高度な検索機能 とは 

みなさんは、1日の中でどのくらい 情報を探す作業 に時間を使っていますでしょうか? 
平均的なナレッジワーカーでは、なんと1日の60%を 仕事を探す、情報を集める、進捗確認などの 仕事のための仕事 に時間を費やしていると言われています。※ 「仕事の解剖学」インデックス 2021 

また、昨今では チャット、オンラインストレージ、Web会議など利用するツールが増えて、いろんな場所に情報が分散して探すのが大変ですよね。 少しでも情報を探す時間を無くしたい と思われている方は多いと思います。 

そこで、Asanaの出番です Asana上で仕事を進めることによって、いろいろな場所に散在した情報をAsana上に集約させることが出来ます。 
Asanaの 高度な検索機能によって、メッセージ、タスク、ファイル などの情報を瞬時に見つけることが出来ます。 
これから Asanaの 高度な検索機能 の 「使い方」と「活用シーン」 について解説していきます。 

高度な検索機能の使い方 

機能を利用するためには、右上の検索窓から「高度な検索」をクリックします。 
多くの検索条件を組み合わせて 欲しい情報 を検索することが出来ます。 

  • 担当者・・タスクの担当者
  • プロジェクト・・ 対象のプロジェクト セクションの指定や複数選択も可能
  • コラボレータ―・・タスク、メッセージのコラボレータ―
  • 添付ファイル・・ 添付ファイルがあるタスクに限定して検索が可能
  • 期日・・タスク、メッセージの日付、期間 

 「フィルターを追加」をクリックすることによって、より詳細な検索条件の設定が出来ます。 

  •  カスタムフィールドを追加・・ カスタムフィールドの状態を検索条件に設定することが可能
  • ポートフォリオ・・ 特定のポートフォリオを検索範囲に設定することが可能
  • 日付・・「開始日」「完了日」「作成日」「変更日」 を検索条件に設定することが可能
  • プロジェクト・・「次のすべてのプロジェクト内」、「次のプロジェクト以外」を選択が可能。
  • タグ・・タグの有無を検索条件に設定が可能。 

その他・・チームやサブタスク、マイルストーンの設定が可能 

検索条件を設定したら、「検索」をクリックします。 

検索対象のタスクやメッセージが表示されます。 

 同じ検索結果を定期的に確認したい場合は、検索結果ページの「検索内容を保存」をクリックしましょう。 

  

左側のサイドパネルに 検索条件が登録されて いつでも最新のレポートを確認することが出来ます。 

 

活用シーン 

次に 「高度な検索機能」の活用シーンについてみていきます。 

チームメンバーにお願いしている仕事の進捗確認をする

プロジェクトリーダーのあなたは チームメンバーにお願いしている仕事の状況を確認したい! 
そんな時に、高度な検索機能 がとても役に立ちます。 
フォローが必要なチームメンバーの仕事を確認したい場合には、下記の検索条件を設定します。 

  • 担当者:対象のチームメンバーを選択
  • プロジェクト:対象のプロジェクトを選択
  • 完了:未完了を選択 

チームメンバーの未完了の仕事の一覧をリストアップすることが出来ます。 
赤枠で囲まれた期限が切れているタスクを中心にメンバーの仕事のフォローを行うことが出来ます。 
定期的に確認をする場合には、「検索内容を保存する」をクリックしてレポートとして登録をしておきます。 

いかがでしたでしょうか?Asanaの高度な検索機能を活用することで 必要な情報が瞬時に見つかりますので、 
情報を探す時間が無くなって、業務の効率を上げることが出来ます。 是非とも Asanaの「高度な検索」機能を活用ください。 

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