Asanaでリモート会議を最適化する

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コロナ禍や働き方改革の影響から、別々の場所で勤務することが増えています。 
ここ2年でテレワークの導入が進み、今やオンラインで会議をすることがほとんどだという方も多いのではないでしょうか。 
オンライン化することで、移動時間の短縮、打ち合わせの機会が増加するというメリットもあります。しかし、会議数が増えすぎてしまい時間が無い、確認のための会議が増えてしまったという声も多く聞きます。また、それぞれ参加する場所が異なるため、うまく会議を進めることができず問題を抱えている方もいらっしゃるかと思います。 
本来業務を進めるために必要だった会議が、返って業務に支障をきたしてしまっては本末転倒です。 

そこで本記事では、「Asanaでリモート会議をどう最適化するのか？」についてご紹介致します。 
様々なロケーション・シーンから参加するリモート会議をうまく活用するポイントを、5つの項目で見ていきましょう。 

非対面コミュニケーションが活性化する環境を作る 

対面のチームで仕事をする場合は、少し作業を中断して質問をしたり、雑談をしたりと、気軽に他のメンバーとの関わりを持つ機会を生み出すことができます。 
そういった突発的な会話の中で、新しい気づきを得ることや、プライベートな話に発展して親睦が深まることは多いでしょう。小さな会話やつながりによって一体感が築かれると、相談や発言がしやすくなり、各メンバーからの反応も得やすくなります。そのため、会議もよりインタラクティブに進めることができるようになるのです。 
特に、笑い場話や失敗談など感情を伴うエピソードを共有することは、非常に効果的です。相手の内（感情）を覗くことができると、自然と親近感が湧く、というのは皆さんも感じたことがあると思います。 

単純な報告や共有のための会議では、雑談に発展するケースは非常に少ないでしょう。 
特にリモート会議では、もともとのアジェンダが明確に定義されていると、雑談をしづらいと感じることが多いのではないでしょうか。そのため、リモート会議を主導するメンバー（リーダーやマネージャーなど）は積極的にそうした機会を作り出す必要があります。特に、メンバー間でのコミュニケーションがまだ無かったり、会ったりしたことがない場合、「さあ話しましょう」と進めても発言・議論しづらいものです。 

では、そういった機会をどのように作り出すべきでしょうか？ 
ここでは段階を踏んだ４つの取り組みをご紹介します。 

1. 情報共有をするための「掲示板」を作る
   共有したい情報を投稿することで、共通理解を深めることができます。また、気になったメンバーはコメントができるため、相談や更なる情報へとコミュニケーションが発生します。 

   

2. 気軽に投稿できる「共有ワークスペース」を作る
   雑談タスクを作って全メンバーをコラボレーターに追加します。
   「会議や電話をするまでではないけど、ちょっと確認しておきたい」といった時に活用していただきたい方法です。共有ワークスペース（タスク）の使い方などを、説明欄に簡単に記載しておくとより良いでしょう。
   特定のメンバーに確認したい場合には@メンション、そうでない場合にはコメントを投稿すれば、全メンバーに共有されます。 
   
3. ナレッジを共有するためのプロジェクトを作る
   過去に行った取り組みやコミュニケーションを、Ａｓａｎａの1プロジェクトにまとめます。タスクとして既に登録しているものであれば、もう1つ別プロジェクトに追加するだけで共有ができるため、非常に簡単です。
   共有者（タスクの作成者）がすぐわかるので、何か質問をしたい場合にはタスクから@メンションすることが可能です。誰に聞くべきか？と迷わずにコミュニケーションを取ることができると知っているだけで、相談するハードルがぐっと下がります。 
4. 定例などの中で、1～3のトピックスについて話す時間を設ける
   実際に小さな雑談が溜まってきた、またはコミュニケーションのやり取りが多くなってきたら、実際にリモート会議内で会話する時間を設けます。定例の中で15分としても良いですし、隔週相談会という形で設けるのも良いでしょう。
   既に別の場所で頭出しがされているトピックスは、会議でも話しやすく、かつ議論もより深まります。
   こういった１～４を繰り返し行うことで、情報共有や相談が活発になります。メンバー同士の関係性が深まることで、リモート会議全体もよりクリエイティブに進められるのです。 

アジェンダを明確にして、会議のタイムスケジュールを決める 

これはリモート会議に限ったことではありませんが、会議を効率的に進めるためにはアジェンダを作成する必要があります。 
「今日このミーティングでは何を話し合うのか？」「ゴールは何なのか？」をメンバーが理解していなければ、その会議はだらだらと進行してしまいます。何をするのかを把握するだけで時間を使ってしまうのは、非常に非効率です。 
会議の趣旨、参加メンバー、話すべきトピックスと流れ、事前準備、確認しておくべき情報やファイルなどは、事前に共有した上で会議に臨むようにしましょう。 

Asanaで会議のアジェンダタスクを作成すると、情報の共有や、事前作業・確認を振ることが簡単になります。 
効率的に進めるためには、全員が万全の態勢で臨むことができる状態を作る必要があります。また、進行者はそれらの状況を把握しておくと、よりよいリモート会議が実施することができます。 

リモート会議の記録を残す 

会議の内容によって進め方や気を付けるべき事項は異なりますが、効率的にリモート会議を行うためにはアジェンダだけでなく「ルール」も必要です。 

リモート会議で気を付けるべき事項は以下7点です。 

• 話さないときには音声をオフにする（ディスカッションや雑談する場合を除く） 
• ビデオはオンにして、相手から様子が分かるようにする 
• 参加者同士がお互いの立場や役割を知った上で、会議を進める 
• 話しを聞く側の時には、相槌などリアクションを示す 
• なるべく資料などを共有しながら話をする 
• 何か発言をする場合には相手の言葉を遮るのではなく、挙手やチャットで発言する意思を示してから話す 
• 決定事項や特記事項は、録画や議事録として残す 

リモート会議では、きちんと情報が他のメンバーに伝わっているか確認しながら進めることが重要です。温度差や認識齟齬を生まないためにも、上記は全てのメンバーの共通認識として持っておく必要があります。

内容が漏れていたり、決定した対応事項が遂行されなかったりしてしまうと、せっかく会議を行っても生産性が落ちてしまいます。 議事録をAsanaで取っておくと、そこから何か業務や確認が発生した際にも、明確に記録・管理することができます。

 他のメンバーとのコミュニケーションを活性化させる 

リモート会議に積極的に参加してもらうためには、「コミュニケーション手段としてリモート会議を活用する」の中で紹介した４つの手順を実践してみましょう。 
そして、最後に挙げた「定例などの中で、各トピックスについて話す時間を設ける」をどう進めるのかも鍵になります。  

しかし、上記の手段は日ごろ一緒に仕事を行っているチームでないと難しいケースもあるでしょう。 
初めて話をするメンバーや、チーム外のメンバーとのリモート会議が発生する場合には、以下のような3つの方法があります。 

1. 自己紹介をする
   どんなメンバーが参加しているかがわからない状態では、心理的に質問や相談がしづらくなってしまいます。まずは簡単に自己紹介を行いましょう。
   参加人数が多い、アジェンダが多いなどの理由で時間を設けることが難しい場合には、自己紹介（参加者紹介）をしておくのも効果的です。
   とはいえ会議の中では難しいので、Asanaのタスク上で行います。簡潔かつ必要な情報を記載し事前共有しておけば、会議の際に「誰に会話を投げるべきか」「その人はどういった立場で話をしているのか」なども理解できるようになります。 

   
   

2. 会議の本題を始める前に雑談する時間を設ける
   最初の雰囲気づくりは、リモート会議でとても重要なポイントです。例えば、テーマを1つ決めて、各々が1分程度で発表します。そうすることでアイスブレイク的な効果だけではなく、各々を知ることにも繋がります。
   特に積極的に話すことができないメンバーがいる場合には、話す機会を与えて慣れてもらう必要もあります。なるべく全員が発言できるように調整しましょう。 
3. 全員が参加できるように、役割を振る
   「今日は話を聞くだけ」と受け身で参加してしまうと、単純な共有会議になってしまいます。よりインタラクティブなリモート会議にするためには、具体的な役割を与えます。
   進行役や議事は勿論、各アジェンダを報告する人なども盛り込むと良いでしょう。事前準備が必要な場合には、Asanaで事前にタスクを割り振ることもできます。
   最初の雰囲気づくりは、リモート会議でとても重要なポイントです。例えば、テーマを1つ決めて、各々が1分程度で発表します。そうすることでアイスブレイク的な効果だけではなく、各々を知ることにも繋がります。
   特に積極的に話すことができないメンバーがいる場合には、話す機会を与えて慣れてもらう必要もあります。なるべく全員が発言できるように調整しましょう。 

どこにいても快適なリモート会議を！ 

リモート会議を効果的に進めることは難しいと感じるかもしれませんが、考慮すべきポイントは対面での会議とあまり変わりません。 
重要なのは、それらのポイントを「リモート会議でどう変換するのか」です。単純にビデオ会議ツールだけで実現することが難しいのであれば、Asanaなどを活用して情報共有やコミュニケーションを増やす取り組みをしてみてください。そうすることで、リモート会議を効率的に進めることができます。 

皆さまいかがでしたか？ 
ぜひ本記事で紹介した5つの項目を参考に、Asanaを活用したリモート会議の最適化を試してみてください！

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