【Asana】厳しいスケジュールを柔軟に管理する方法 4選

今後のコンテンツやサービスの検討のため、ぜひ忌憚なきご意見をお寄せください
==============================================

次々と入れ替わる優先事項と、タイトなスケジュールを必死にこなしながら、「あの仕事はどこまで進んだ？次の仕事に使う資料はどこにいったかな？それはいつまでに終わらせないといけないんだっけ？」と頭を悩ませること、誰もが一度はそんなプロジェクトを経験しているのではないでしょうか。

厳しいスケジュールをこなしつつ入れ替わりの激しい仕事に優先順位をつけるのは誰でも苦手なものです。 でも、Asana を使えば、タスクを見落とす心配なく、この難所を乗り切ることができます。すべての仕事を 1 か所に集めることで、チームは無理なく仕事を追跡、実行、報告を行うことができます。 

Asanaに仕事を集約し、スケジュールや優先事項に振り回されることなく、プロジェクトを成功させましょう。 

何がいつ起きるのかを明確にする。

Asana の「正しい」タスクは必ず、「誰がいつまでに何をするのか」ということが明確です。どのタスクにも、担当者「誰」、アクションのタイトル 「何」、期日 「いつ」 が設定されている必要があります。タイトなスケジュールを管理する場合、仕事を完了するために必要な背景情報がすべて含まれていることも重要です。  

場合によっては期日よりもさらに期限を具体的にする必要があります。その仕事の時間依存の性質に応じて、期日のほかに目標とする締め切り時間があったり、仕事が何日間かにわたるケースもあるため、スケジュールが厳しいタスクに取り組んでいる際は特に、タスクに締め切り時間や開始日を設定して、期限をより明確にすることが必要です。 

Asana で締め切り時間を設定して、正確にいつそれが起きるべきなのかを明確にしましょう。たとえば、営業はその日に見込み客と電話で話すということだけでなく、その電話を正確にいつかけるのかを記載する必要があります。 

場合によって、タスク達成までに長い時間がかかる場合、開始日を設定していれば、そのタスクを完了するために何日かかるのかを示すことができます。 
たとえば、マーケティングチームが新しいWebセミナーの開催を予定しているとします。そのWebセミナーは開催日が決まっていて、それが期日になります。Webセミナーを開催するには資料のレビューや集客、リハーサルなどのサブタスクがあるはずですが、親タスクで開始日を設定することで、タスクのコラボレーター全員が、いつ仕事が開始するのか、そしていつまでに完了を依頼されているのかを把握しやすくなります。 

依存関係を設定する

短い納期で仕事をする際にストレスになるのは自分のタスクが他の仕事に依存している場合です。前の仕事が終わるまで仕事を始めることができないのに、いつ終わるのかがわからないというのはストレスになりますよね。 

Asana では、自分のタスクと他のタスクを依存関係にすることができます。依存関係を使うと、先行のタスクが完了するとAsana の受信トレイに通知が届きます。また、プロジェクトで多くの優先事項や期日が変動する場合にも、依存関係が役立ちます。元のタスクの期日が変更されると受信トレイに通知が届くため、必要に応じて自分の仕事を調節できます。 

進捗の更新を共有/リクエストする 

締め切りまでの時間がない厳しいスケジュールの場合、頻繁にステータス更新を配信しましょう。チームに最新情報を提供し、優先順位を共有し、目標までどの程度進んでいるのかを知らせることでチーム全体のモチベーションをコントロールできます。  

Asana では、プロジェクトのコラボレーター全員とステータス更新を共有できます。新しいステータスビルダーを使えば、全体の要約を追加したり、プロジェクトが順調か、リスクありか、要対応かを知らせたりすることができます。 

カギとなる優先事項をマークする 

プロジェクトには必ずカギとなるチェックポイントや指針があります。Asanaでは、仕事の状況や、達成度、次に来る大きなチェックポイントを示すのがプロジェクトマイルストーンであり、マイルストーンを活用することでプロジェクトが順調かどうかをチームに明確に伝えることができます。 

仕事を把握するために、Asana でマイルストーンを作成しましょう。マイルストーンはレースでいえばチェックポイントに当たり、現在進行中の仕事を追跡するのではなく、プロジェクトで主要なステップを達成したことをメンバーに伝えます。厳しいスケジュールで優先事項の変化に対応している場合、重要なステップの完了、アップデート、変更をチームに見える化するためにはマイルストーンがうってつけの方法です。 

 Asanaを使って最新情報を把握する 

①～④で紹介した通り、厳しいスケジュールのプロジェクトであっても、Asanaを使って各タスクの詳細やプロジェクト全体の進捗をメンバーにリアルタイムで共有することで、プロジェクトを達成することができます。 
厳しいスケジュールや優先事項の変化はストレスの要因となりますので、Asanaを使ってストレスの要因を緩和し、あらゆるプロジェクトでチームの力を引き出しましょう。 

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

今後のコンテンツやサービスの検討のため、ぜひ忌憚なきご意見をお寄せください
※こちらにご記入いただいた内容は外部公開はされません
※お問い合わせフォームではございませんので、回答が必要なご質問については営業/ 当社サポートまでお問い合わせください