Asana便利機能の使い方、作業効率を上げる方法4選！

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今回はAsanaを活用して手作業を減らすコツを4つご紹介します。 手作業は、準備、役割設定やレポート作成などのいわゆる「仕事のための仕事」を指します。 
1日の仕事時間の60%が「仕事のための仕事」と言われています。 Asanaの機能を活用して、消費してしまっている時間を有効活用しましょう。 

Asanaには全部で6種類の機能がある

Asanaとは、チームの目標を見据えて、プロジェクトや日々のタスクを管理できる、ビジネスの成長を加速させるためのワークマネジメントプラットフォームです。
Asanaには大きく6つの機能があり、それぞれの機能を使いこなすことで大きく業務を改善することができます。

1. 仕事、プロジェクト、およびタスクの管理
2. コミュニケーション
3. ビュー
4. レポート機能
5. チーム管理
6. 主な連携

本ブログでは 1.仕事、プロジェクト、およびタスクの管理について、より作業効率を上げるAsana便利機能を活用した使い方を紹介します。その他の機能についての紹介はこちらよりご確認いただけますので、ぜひご覧になってください。

Asana使い方① テンプレート機能でプロジェクトを効率的に立ち上げる

新しい企画やプロジェクトチームを発足させる場合に、準備にどれくらいの時間を要していますか？ 
新たな企画チームを発足させる度に必要な業務を1から手入力したり、過去のファイルを探したりすることで膨大な
時間を使っている方もいるのではないでしょうか。Asanaを活用すると既存のテンプレートや、お客様ご自身でよく
使うテンプレートを予め登録することで準備などの手作業をなくして、ワンステップですぐに立ち上げる
ことができます。 

既存のテンプレートを使用 

右上のプロフィール画面の「＋」から「プロジェクト」をクリック 

「テンプレートを使用」をクリック 

「一般テンプレート」からAsana既存のテンプレートを選択可能 

自身で設定したテンプレートを使用

一般テンプレートの横に自社で設定したテンプレートが表示される 
(画像は弊社の例になります) 

ワンクリックでテンプレートを表示 

Asana使い方②ルール機能で担当者割当を自動化

 たくさんあるタスクの割振りを手動で行うことで大量の時間を使ってしまった経験はありませんか？ 
Asanaなら予め自分で設定したルールを適用させてタスクの担当割振りや、関係者をコラボレーターに追加するなどの操作を自動で行うことができます。 

 ルールの設定を行う 

対象プロジェクトを表示し、右上の「カスタマイズ」を選択 

表示メニュー下部の「ルールを追加」を選択 

表示メニューからトリガーやアクションなどのルール設定が可能 

Asana使い方③依存関係機能でタスクを効率的に進める

1つのタスクが他のタスクと関わりあって進むことも多いと思います。 
時にはあるタスクの終了を待つ必要があることもあります。その際、関係しあうタスクの進捗もAsanaは管理する
ことができます。 
管理者の方、関係者の方はタスクの前後関係を含めて確認、進行をすることが可能です。 

依存関係を設定する 

タスクを選択して、「依存関係」を選択する 

「先行タスク」「後続タスク」を選択して、以前関係を設定する 

Asana使い方④ダッシュボード機能でレポートを一瞬で作成

プロジェクトを進める際、定期的な報告、レポートが必要になることがあると思います。
もしかしたら、報告用の資料を毎回手作業で作成されている方もいらっしゃるのではないでしょうか。 
Asanaのダッシュボード機能を使えば、プロジェクト内のタスクの進捗、達成率を簡単にチャートに起こす
ことが可能です。 

ダッシュボードを表示する 

プロジェクト上部のメニューから「ダッシュボード」を選択する 

ダッシュボードの表示 
左上の「チャートを追加」で表示を追加 

以上の通り、Asanaの機能を活用することでこれまであなたの多くの時間を占めていた手作業の時間や仕事のための仕事の時間を大幅に削減することができます。 

是非、これらの機能を使って最大限効率的な仕事を経験いただけたら幸いです。 

Asanaをうまく使いこなせるか不安、社内でのAsana活用を定着化させたいという方向けに、レクチャー会などを実施しています。こちらよりお気軽にお問い合わせください。
Asana全機能を30日間無償でお試しできるトライアルサービスの期間内で実施することも可能なので気になる方はぜひ、ご相談ください。

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