2021.06.29

【Asana便利機能】Asanaフォームの活用!~Zoomトライアル発行管理の事例~

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「Asana」には「フォーム」と「ダッシュボード」という便利な機能があります。今回は、「Asana」のフォーム機能を利用して、Zoomトライアルライセンスの発行を当社がどのように管理したのかを紹介します。

Zoomトライアル発行管理の事例

Asana利用前の課題

お客様に納得して製品を購入いただくために、Zoomでは実際に使ってみるためのトライアル期間が提供されています。トライアルライセンスとも言います。トライアルライセンスの発行担当者である我々は営業より依頼を受け、いつからいつまで、何ライセンス、という情報を元に、迅速に発行対応する必要があります。その時、どのように運用すれば良いでしょうか?
メールでの依頼・受け付け、共有スプレッドシートに記入してSlackのようなコミュニケーションツールでやり取り、といった方法があります。これらの方法でもできなくはありませんが、以下のような課題がありました。
  • 依頼のメールやチャットが行方不明になり、誰からいつ依頼があったかを把握しきれない
  • 情報がさまざまな場所に分散するため、探すのに手間取ったり、見落としが発生
  • 手順が決まっていないため、必要な情報の記入漏れ

Asanaフォームの作成

それではAsanaで「トライアル発行、延長 Trial」プロジェクト専用のフォームを作成していきます。

Asanaフォームを作成する

Asana の各プロジェクトから「フォーム」タブにアクセスし、プロジェクトのフォームを作成します。

フォームタイトルと説明を追加する

「フォーム」タブが表示されます。このタブでプロジェクト管理者は自由にフォームをカスタマイズすることが可能です。フォームのタイトル、説明を追加し、フォームの目的をより明確にします。

 質問を追加する

Asanaフォームの一番気に入っている機能として、質問の作成にかかる時間を最小限に抑えられる、簡単な質問作成の機能があります。さまざまな回答形式が目の前に並び、ドラッグアンドドロップの操作だけで、質問を追加することができます。豊富な回答形式がそろっているため、情報収集の目的と併せて、最適なフォームを作り上げることがポイントです!

 

さらに、質問の意図や回答者の選択に応じて、  さまざまなブランチを作り、フォローアップの質問を作成することができます。最大 5 階層まで   ブランチを作成することができ、より詳細な   フォームを作り上げられます。

今回は「トライアル発行」と「トライアル延長」という2つの選択肢があるドロップダウン質問を追加し、さらにそれぞれの選択肢に応じたブランチを 作りました。

 

 

 

フォームの設定を変更する

 

フォームが完成したあと、フォームの質問に営業が回答すると、Asana上にタスクが自動的に作成されます。そのタスクをどのように作成するかを設定します。

タスクのタイトル、デフォルトの担当者、回答をタスクにコピーする、回答後の確認メッセージの表示などを設定することが可能です。

左のように設定すると、担当者が誰なのか、どのお客様にトライアルライセンスを発行するのかを一目で確認することができます。担当者も自動割り当てのため、担当者のマイタスクにも表示され、対応漏れなどのトラブルは発生しなくなります。

 

 

 

 

作成したフォームを確認する

質問の作成が完了したら、「フォームを表示」からフォーム全体がどのように表示されるかを確認します。「リンクをコピー」をクリックするとフォームのURLがコピーされ、自由に送ることが可能です。
フォームを使用しない場合はわざわざ削除する必要はなく、「フォームはアクティブです」をクリックするだけで、フォームを無効化することができます。

タスクが追加される

営業がフォームに回答して送信するとAsanaの受信トレイに通知が届き、プロジェクトにもタスクが追加されます。その後、タスクの編集、再割り当て、コメントなどを自由に行うことができます。

Asanaを使って解決したこと

Asanaフォームの利用前は情報収集や管理の難しさという課題がありましたが、フォームを使うことで必要な情報を事前に取得し、情報を集めて整理し、仕事の見落としを防ぎ、情報の追跡にかかる時間を減らすことができました。無駄なく迅速にZoomのトライアルライセンスを発行することができ、他の業務にも専念できるようになりました。さらに、フォームに回答する人はAsanaのアカウントが不要で、他のフォームサービスのように埋めるだけで、その回答がこちらのAsanaに届くため、双方にとって便利です。

フォーム以外でもAsanaを利用することで、チームの仕事の始め方や必要な情報の収集方法を統一し、無駄のない作業を実現することが可能になります。担当者にとって実務にかける時間を増やすことができるのは最大のメリットです。

ほかにお勧めのフォームの使い方

上記の事例以外に、フォームは以下のケースでも役立ちます。皆様も是非いろいろなケースでフォームを使ってみてください。

社内の申請フォームや依頼ツール

社内における手順のある手続きや申請などを、フォームに必要事項を記入して送信してもらうと、それが担当者の処理タスクとなって作成されます。プロジェクトのメンバーまたはコラボレーターを追加すれば、お互いにタスクの進捗確認も容易にできます。

 顧客のフィードバックツール

イベントを開催した後に、お客様のニーズや要望などをより早くキャッチするため、Asanaフォームを使い、フィードバックツールとしてお客様の意見を集められます。フォームを使えばフィードバックが統一された形で収集されるため、チームですべての詳細を受け取り、他のフィードバックと合わせて分析し、アクションに移すことができます。

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