2021.12.31

マーケティング担当者必見!メルマガ配信の企画から営業フォローまでをAsanaで一括管理する方法

今後のコンテンツやサービスの検討のため、ぜひ忌憚なきご意見をお寄せください
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回は、ワークマネジメントツール「Asana」を利用した、メルマガ配信の企画から、実施、配信結果の共有、営業フォローまでAsana上で一括管理する方法をご紹介します。

マーケティング担当者は様々な役割の方と連携する業務がほとんどです。
例えばメルマガ配信の企画・資料の作成・メール配信ツールを利用した配信・結果の集計・反応があったお客様の営業への連携などのメルマガ配信に関する業務を行っていると思います。

従来、弊社ではこういった業務を誰が、いつまでに、何をやらなければいけないのかをExcelで管理して、
資料の内容チェックなどのコミュニケーションを担当者とチャットで行い、
結果の報告や営業への連携などはメールで行っていました。

このように、マーケティング施策を実施するにあたり情報の連携に時間がかかっている方がいれば、是非この記事をご覧ください!
Asanaで下記のような課題が解決できます。

  • 資料などコンテンツを作成する際に、複数のコミュニケーションツールでやり取りをするせいで最新のデータがどれか見つけにくい。
  • いくつかの施策を一度に行っているため、タスクの進行状況を把握するのに時間がかかる。
  • きちんとExcelに情報をまとめていても、「今どんな状況ですか?」と施策の進行状況を確認されてしまう。

なぜAsana

メルマガ配信などのマーケティング施策の課題

メルマガ配信など、施策を実施する際には、企画・コンテンツの作成・ターゲットとなるリードの選定・メール配信ツールの設定・チェック・実際の配信・結果の集計・確度が高いリードの営業への引継ぎなど、準備~施策実行までに1か月ほどかかる場合もあります。すべての工程を一人や数名で行えればよいのですが、大概は部署横断となり、製品担当や営業の方と認識合わせをしながら行う必要があります。
このような場合、だれが次のアクションをするのか、どこまで準備が進んでいるのか見えにくいのではないでしょうか。マーケティング担当者はしっかりと情報を取りまとめているつもりでも、いろいろな方から「これどうなっている?」と進捗を確認されることが弊社では多くありました。
こういった『情報共有』と『アクションの整理』が大きな課題となっていました。

Asanaで課題を解決!

そんな課題を解決するのがAsanaです。
Asanaはマーケティング施策のみに使用するツールではなく、日々の膨大な業務をマネジメントするツールです。
Asanaでは日々の業務に関するToDoや未来・過去のタスク情報、タスクに関わったメンバー情報に至るまで、すべての情報が集約されているため、情報共有や報告の手間が省けます。
何より同じようなマーケティング施策を実施する際には、タスクの一覧を複製してすぐに新しいプロジェクトを作成し、別の施策にとりかかることができます。

Asanaでメルマガ配信を管理するメリット 3

マーケティング担当の方は、いろいろな施策を同時並行で進めていると思います。
広告やWeb、最近だとウェビナー運営なども多いのではないでしょうか。今回はメルマガ配信にフォーカスしていますが、他のマーケティング施策にも適用できる、Asanaを使うメリットをご紹介します。

施策の全体像や進行状況がすぐにわかる

マーケティング担当者が施策を実施する際には、ひとつだけの施策を実施するのではなく、Webやイベント、広告など複数の施策を同時に進めていると思います。また、マーケティング担当者は製品担当者など部署を横断してやり取りしながら準備を進めることが多いのではないでしょうか。
そこでマーケティング担当として必要になるのが、「どの施策」が「今どこまで進んでいて」「いつまでに何をしなければならないのか」、施策の進捗状況を把握することです。
Asanaを利用することで、だれがどこまでタスクを進めてくれているのか、いつまでに資料などのコンテンツを完成させる必要があるのかなど、施策の全体像が簡単に確認できるようになります。
また、Asanaを利用する前の課題として、施策の進行状況をきちんと把握できているのは担当者一人のみで、上長や関係者に「いまどこまで進んでいるの?」と頻繁に確認される、ということがありました。進捗はスプレッドシートにまとめていましたが、配信資料についてのコメントや、メールの確認依頼は別のチャットツールやメールを利用しており、いくつものツールを利用しながら施策を進めていました。
その結果、一つのタスクが完了するたびにそれぞれのツールで更新し報告しなければならず、更新できていないと対応できていないと勘違いされ、「ステータスの更新」と「報告」が手間になっていました。

Asanaは、割り振られたタスクが完了すると、〇のチェックが〇緑のチェックとなるため一目で進行状況がわかります。また、タスクの「コラボレーター」に関係者を追加することで、タスクが完了するとコラボレーターに通知が飛ぶようになり、Asana上で仕事を進めるだけで、上長や関係者への報告もできるようになります。
例えば、タスクがメール文案の作成の場合、内容の確認依頼も、Asana上で完結できます。

営業へのフォロー依頼もAsanaで進捗確認ができる

マーケティング施策を行うなかで必要になるのが、営業への顧客フォロー依頼です。さらにその後、どのようにフォローが進んでいるのか進捗を確認したいですよね。依頼された営業も、どんな経緯で、どんな企画が実施されたのか、どれくらいの結果がでているのか、いつまでに対応が必要なのか、などを把握したいと思います。
このような場合は、Asanaの同じプロジェクトに、営業がフォローすべきお客様のタスクを作成します。担当者に営業を設定し、優先度を付ければ、営業のフォロー状況についてもAsana上で情報共有&アクション管理することができます。

上の「フォロー対象リード」セクションにある顧客フォロータスクは、「8月メルマガ配信 〇〇製品」プロジェクトで作成したため、このままではこのプロジェクト上でしか確認できませんが、一つのタスクに対して複数のプロジェクトを追加することができます。
例えば、営業側で案件管理を行う別プロジェクトをすでにAsana上で運用しているとします。
営業担当者は、この「8月メルマガ配信 〇〇製品」プロジェクトではなく、営業側の案件管理プロジェクトでタスクを管理したいかもしれません。
その場合、タスクのプロジェクトより、簡単に別のプロジェクトを追加することができます。

+を押すと他プロジェクトの候補がいくつか表示され、2クリックで別のプロジェクトにタスクを追加できます。別のプロジェクトでもこのタスクが確認できるようになり、営業の上長も、どの施策から案件化したのか、その施策はどんなものだったのか、すぐに情報を追えるようになります。

一度作成したプロジェクトはテンプレートとして保存可能

メルマガ配信施策のように、毎月や今後も発生する可能性があるプロジェクトの場合、テンプレートとして保存を試してみてください。例えば今回は、8月実施予定のプロジェクトでしたので、9月に別のメルマガ配信施策を行いたい場合、プロジェクトをテンプレートとして変換しておけばすぐにプロジェクトを開始できます。

テンプレートに変換し保存されたテンプレートは、新規プロジェクトを作成する際に「テンプレートを使用」から指定することで、簡単に次回のメルマガ施策プロジェクトを作成できます。
テンプレートを使ってプロジェクトを新規作成した場合、テンプレートからすべて (プロジェクトの説明、タスク、期日、セクション、カスタムフィールド、タスクが所属する複数プロジェクトなど) がコピーされます。テンプレートに設定済みの日付がある場合は、プロジェクトの作成時に開始日または終了日を選択すれば、すべてのタスクに自動的にスケジュールを割り振ることも可能です。
テンプレート化した施策が、大体同じようなスケジュール・期間で進んでいく場合には、便利な機能なので是非活用してみてください。

今回は作成したプロジェクトをテンプレート化する方法をご紹介しましたが、Asana社があらかじめ用意しているテンプレートを使ってプロジェクトを作ることもできます。

Asanaのテンプレートは既に50種類以上ありますので、ぜひお試しください。

まとめ

Asanaを利用してメルマガ配信の施策を一括管理する方法をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

マーケティング施策は部署や役割を横断して行うプロジェクトのため、情報が散らばりやすく、進捗管理やネクストアクションの把握が容易ではありません。Asanaを使うことで、曖昧になりがちな「役割分担」や「ネクストアクションの整理」を明確化させるだけでなく、Asana上で仕事を進めるだけで上長や関係者への情報共有や報告ができます。あとから施策を振り返る際にも、プロジェクトを見れば全部の情報が分かりますね。

是非、メルマガ配信などのマーケティング施策をAsanaで運用してみませんか?

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