ウェビナーで獲得したリードをAsanaで効果的にフォローしよう！

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今回は、ウェビナーで獲得したリードをAsanaで効果的にフォローする方法をご紹介いたします。

しかし、件数が増えると対応が難しくなりがちです。

Asanaを利用すれば効率的なリードのフォローはもちろん、アンケートの回収や、営業担当者へのスムーズな案件の引き渡しが可能になります。

なぜAsanaでウェビナーのフォロー？

フォローの課題

大量のリードをフォローする際には、以下のような課題があります。

• 大量のリードを管理しきれず、タイムリーにフォローできない
• フォローの過程や結果をチームで共有しづらい
• アンケート回答のデータベース化まで手が回らない

Asanaを使った解決方法

Asanaの以下の機能を利用することでフォローの課題を解決できます。

1. Asanaの「フォーム機能」でお客様のアンケート回答をそのままタスク化
2. タスク化した後は「セクション機能」でフォローの進捗状況が一目瞭然
3. 「コメント機能」で適宜、フォロー担当者へアドバイス
4. 案件化した後は「フォローアップタスク機能」を利用してワンクリックで営業担当者へ引き継ぎ

Asana 4つのポイント機能

それではご紹介した4つの機能の具体的な使い方を見ていきます。

フォーム機能

フォーム機能を使うと、Asanaで以下のようなアンケートフォームを作成することができます。

　赤枠：その他 ＞ フォーム からアンケートフォームを作成できます。
　黄枠：質問タイプを追加できます。
　青枠：フォームのURLをコピーして外部リンクできます。

このアンケートはAsanaのアカウントがなくても回答することができます。
ウェビナー中にアンケートフォームのURLを参加者に送り、参加者がアンケートフォームに入力して送信すると、自動的にアンケート結果がAsanaプロジェクトのタスクに追加されます。
そのため、アンケートデータを加工する手間が不要になり、迅速にフォローに取り掛かることができます。

【アンケートフォームのイメージ】

【アンケート結果のタスク化イメージ】

セクション機能

「未着手」「フォロー」「具体化」「案件化せず」等の進捗状況を表すセクションを作成し、各リードのフォローが完了したらタスク内のセクションを更新します。これにより、対応漏れや遅延が起きていないか、リーダーは容易に管理することが可能になります。

　黄枠：フォローに進捗があれば、セクションから進捗状況を更新します。
　赤枠：「セクションを追加」することで、任意の進捗状況を表すセクションを作成できます。

コメント機能

フォロー担当者へアドバイスする場合は、コメント機能を使います。

　赤枠：「@個人名」と入力することで、担当者にメンションすることができます。
　　　　「@タスク名」と入力することで、Asana上の別タスクへのリンクを貼り付けできます。
　　　　別タスクに資料を掲載しておけば、資料を連携することが可能です。

フォローアップタスク機能

フォローアップタスク機能を利用することで、別プロジェクトにタスクを引き継ぐことが可能です。ウェビナーのプロジェクトにあるタスクを、案件管理などの別プロジェクトに作成することができ、無駄な引き継ぎ作業を省けます。

例えば、フォロー担当者が「ウェビナーのプロジェクト」から「案件管理のプロジェクト」にワンクリックでタスクを作成します。タスクを引き継ぐ営業担当者は、どういった経緯でリードが発生したのか、担当者間でどのような会話があったのかをコメント欄から確認できます。

　赤枠：タスクの3点リーダーアイコンをクリックし、「フォローアップタスクを作成」を選択します。

フォローアップタスクを作成すると、以下のようなポップアップが表示されます。

　　赤枠：タスク作成先のプロジェクトを選択します。
　　黄枠：選択したプロジェクトで設定されている、タスクのフィールド（設定項目）が表示されます。
　　担当者は、タスクの引継ぎ先の担当者を設定します。

　　　　　　赤枠：先ほど選択したプロジェクトにフォローアップタスクが作成されます。
　　　　　　黄枠：元タスクへのリンクがあるので、アンケート情報などの確認も容易です。

まとめ

以上、Asanaの4つの機能を利用して、ウェビナーで獲得したリードをフォローする方法のご紹介でした。
当社では、ウェビナーをAsanaで管理する方法を紹介するブログも公開しております。興味のある方は是非ご覧ください。
【イベント管理者向け】Asanaでイベントのタスク管理を簡単に実施する方法を解説！

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